Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động (gọi chung là hồ sơ cán bộ) là một trong những nội dung quan trọng của công tác cán bộ. Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của người cán bộ, công chức. Do đó, hồ sơ cán bộ, công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức nghiên cứu, nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, thực hiện các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật... Vì vậy, thực hiện tốt công tác xây dựng, quản lý hồ sơ cán bộ là tiền đề quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý cán bộ, công chức trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước.

Xác định được tầm quan trọng của công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, lãnh đạo VKSND tỉnh Nghệ An đã quan tâm chỉ đạo nhằm thực hiện tốt khâu công tác này. Trong quá trình thực hiện, VKSND tỉnh đã đạt được nhiều kết quả quan trọng, tuy nhiên, cũng không tránh được những khó khăn và tồn tại.

Kết quả đạt được

Trong những năm qua, được sự quan tâm của Lãnh đạo VKSND tỉnh, Phòng Tổ chức cán bộ đã được đầu tư hệ thống cơ sở vật chất (tủ đựng tài liệu, hệ thống máy tính, hộp đựng hồ sơ...) cơ bản đáp ứng được yêu cầu lưu trữ, quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ. Người được giao quản lý hồ sơ cán bộ tại đơn vị, cụ thể là cán bộ, công chức của Phòng Tổ chức cán bộ đều có nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm, có trình độ tin học, sử dụng thành thạo các phần mềm Word, Excel, phần mềm quản lý nhân sự, dễ dàng tiếp cận và ứng dụng các khoa học công nghệ mới vào công tác quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ.

Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại VKSND tỉnh Nghệ An được thực hiện đáp ứng yêu cầu tại Chương VI Luật Cán bộ, công chức năm 2008; Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức; Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ,công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Tính đến tháng 5/2019, VKSND tỉnh Nghệ An có tổng 335 biên chế và 67 hợp đồng lao động, được cơ cấu thành 13 đơn vị cấp phòng và 21 đơn vị VKSND cấp huyện. Do vậy, có 402 hồ sơ cán bộ đang công tác và rất nhiều hồ sơ cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác cần phải quản lý. Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ cán bộ đã được chú trọng thực hiện, các tài liệu trong hồ sơ đã được chú ý sắp xếp, lưu giữ khoa học; đã sử dụng có hiệu quả phần mềm Excel phục vụ trong nhiều mảng công tác như: Xây dựng ứng dụng quản lý cán bộ, công chức đến tuổi nghỉ hưu; theo dõi thời gian bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức vụ, chức danh; theo dõi luân chuyển, điều động, chuyển công tác, thôi việc; theo dõi thời gian nâng lương, phụ cấp; thống kê cán bộ… kết hợp với việc tiến hành nhập Phần mềm quản lý nhân sự đối với tất cả công chức, người lao động VKSND hai cấp phục vụ tốt cho việc tra cứu, khai thác hồ sơ, cung cấp thông tin cho công tác thống kê, tổng hợp, tổng kết, rà soát, thực hiện chính sách cán bộ (nâng lương, hưởng phụ cấp thâm niên nghề...), đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn, góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, quy hoạch, bổ nhiệm...

Khó khăn, tồn tại

Trong quá trình thực hiện công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức vẫn còn khó khăn, tồn tại cần khắc phục như sau:

- Thực tế vẫn còn cán bộ, công chức chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ, việc kê khai các nội dung có lúc chưa chính xác, chưa đúng thời hạn, gây khó khăn cho việc áp dụng các yêu cầu, quy định trong công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ;

- Việc quản lý hồ sơ cán bộ của các cá nhân có quá trình công tác lâu năm còn một số điểm bất cập. Các yếu tố khách quan bên ngoài như: Thay đổi trụ sở, hư hỏng, mối mọt trong quá trình bảo quản hồ sơ...đã làm thất lạc một số tài liệu trong hồ sơ của cá nhân. Bên cạnh đó, yếu tố chủ quan do người quản lý hồ sơ cũng đã làm cho việc tập hợp các thông tin của cán bộ không được đầy đủ. Do vậy, nhiều hồ sơ của cán bộ công tác lâu năm thiếu sơ yếu lí lịch công chức, thiếu một số loại văn bằng chứng chỉ, quyết định về điều động, nâng lương, nhận xét đánh giá của một số năm.

- Việc tra cứu thông tin cán bộ có lúc chưa được nhanh chóng, do phần mềm quản lý nhân sự còn chưa đáp ứng được yêu cầu, có lúc vẫn phải tra cứu trực tiếp trên hồ sơ cán bộ gây mất thời gian.

- Công tác cán bộ thường xuyên có biến động như tuyển dụng mới, chuyển công tác, luân chuyển, điều động, nghỉ hưu, thôi việc...đòi hỏi việc theo dõi hồ sơ cán bộ cần phải thường xuyên, cập nhật kịp thời, nâng cao chất lượng hơn nữa.

- Việc khai thác một số hồ sơ chưa đảm bảo trình tự, thủ tục; chưa lập sổ theo dõi việc khai thác hồ sơ.

Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ

Xuất phát từ thực trạng và yêu cầu hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức đúng theo quy định và hướng dẫn của cấp trên, cần áp dụng các biện pháp trong quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ như sau:

Giải pháp chung

Thứ nhất, tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy, nâng cao nhận thức trong công tác xây dựng, quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ: Cần tiếp tục quán triệt về tầm quan trọng của công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, tạo sự thống nhất trong nhận thức của toàn thể cán bộ, công chức, người lao động; đồng thời tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo phòng chuyên môn tham mưu thực hiện tốt công tác này.

Thứ hai, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để lưu giữ, bảo quản hồ sơ, mẫu biểu hồ sơ theo hướng hiện đại, khoa học hơn nữa; tiếp tục nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự của ngành Kiểm sát nhân dân, đáp ứng yêu cầu xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử.

Thứ ba, tiếp tục nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm của những người trực tiếp làm công tác hồ sơ cán bộ, công chức.

Giải pháp cụ thể

a) Trong công tác xây dựng hồ sơ cán bộ

Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ theo một nguyên tắc bất di bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy đủ”. Để đảm bảo nguyên tắc quan trọng này, cần biết những loại tài liệu nào cần có trong hồ sơ cán bộ. Tùy theo từng đối tượng cũ hay mới tuyển dụng, việc lập hồ sơ có những yêu cầu khác nhau, chính vì vậy việc lập hồ sơ có các đối tượng cụ thể như sau:

- Đối với công chức tuyển dụng lần đầu

Đối với cán bộ công chức, người lao động mới được tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, cần phải lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) cho cán bộ. Hướng dẫn cho cá nhân cán bộ lập hồ sơ ban đầu là một bước khởi đầu quan trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kỳ cá nhân nào. Chính vì vậy, việc hướng dẫn thật tỉ mỉ, cặn kẽ tất cả các thông tin có liên quan đến cán bộ đó như: Hoàn cảnh gia đình, kinh tế của ông bà nội, ngọai, cha, mẹ, anh, chị, em, vợ, chồng...là nhiệm vụ có tính chất bắt buộc. Cụ thể:

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tham gia thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo Viện trưởng để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:

+ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức;

+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

+ Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận.

+ Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

- Đối với công chức đang công tác

Đối với công chức đang công tác, hồ sơ gồm các thành phần hồ sơ gốc (lập lúc mới tuyển dụng) và các thành phần hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm:

+ Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;

+ Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;

+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức;

+ Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

+ Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành;

+ Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

+ Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức;

+ Đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý, phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.

Khi tiếp nhận hồ sơ, nhất là những hồ sơ của cán bộ có quá trình công tác lâu năm, phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập danh mục kê khai tất cả các tài liệu nhằm kịp thời phát hiện loại tài liệu còn thiếu, bị thất lạc. Việc khắc phục tình trạng thất lạc hồ sơ sẽ thực hiện theo mục 3.1.4.

- Đối với công chức nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc và từ trần

Cần bám sát quy định tại khoản 3 Điều 12 của Thông tư  số 11/2012/TT-BNV, tham mưu công tác quản lý hồ sơ đối với công chức nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc và từ trần như sau:

+ Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;

+ Đối với công chức từ trần, gia đình công chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản;

+ Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.

- Việc hoàn thiện, bổ sung hồ sơ công chức còn thiếu

Hồ sơ gốc của công chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn, khi thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, cần thực hiện các biện pháp để xây dựng, hoàn thiện hồ sơ công chức thực hiện như sau:

+ Khi công chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc (đã phân tích ở mục 3.1.1) thì phải kịp thời yêu cầu công chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định về chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức;

+ Trường hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ công chức như đối với công chức tuyển dụng lần đầu.

b) Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Đây là một phần quan trọng, đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có tinh thần trách nhiệm và sáng tạo. Phần quản lý hồ sơ cán bộ phải thỏa mãn được tiêu chuẩn: Sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản. Do vậy, cần áp dụng biện pháp sau:

- Tăng cường công tác bảo mật hồ sơ, tiến hành lập sổ theo dõi, mượn trả hồ sơ. Bởi, hồ sơ công chức phải được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức. Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt hồ sơ, không được đánh dấu, sữa chữa, hủy hoại hồ sơ.

- Trong bảo quản, lưu giữ hồ sơ, có thể sắp xếp theo A, B, C hoặc theo đơn vị. Trong mỗi cách sắp xếp đều có ưu điểm riêng, có thể kết hợp cả hai hình thức sắp xếp này. Với số lượng hồ sơ lớn của toàn ngành, cách sắp xếp theo đơn vị là dễ khai thác nhất. Trong thực tế, nếu có cán bộ thuyên chuyển công tác, việc lấy hồ sơ để giải quyết sẽ dễ dàng hơn. Sau đó, trong từng đơn vị cấp Phòng, VKSND cấp huyện, sẽ sắp xếp theo A, B, C để dễ tìm kiếm.

Dù sắp xếp theo hình thức nào, tài liệu của cán bộ đều được đựng trong Bìa hồ sơ, phân chia thành 3 tập: Tập Nghị quyết, quyết định; Tập thành phần tài liệu và tập Nhận xét đánh giá. Việc phân chia này sẽ giúp cho việc nắm bắt thông tin về quá trình của cán bộ sẽ nhanh chóng hơn. Tương ứng với từng tập tài liệu sẽ phải lập bản kê tài liệu hiện có và có những dòng trống để bổ sung.

- Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ:

+ Cập nhật phần mềm quản lý nhân sự: Việc cập nhật phần mềm đòi hỏi tính tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối; sau đó, cần thường xuyên tiến hành rà soát sơ yếu lý lịch của công chức, căn cứ trên từng thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ để cập nhật đảm bảo yêu cầu chi tiết, đầy đủ, nhanh và chính xác. Bên cạnh đó, cần tiếp tục nâng cấp phần mềm, đáp ứng yêu cầu xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử.

+ Tiếp tục khai thác tối đa các chức năng của phần mềm Excel để thực hiện việc quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ: Tạo các Folder, file Exel trong nhiều mảng công tác như: Xây dựng ứng dụng quản lý cán bộ, công chức đến tuổi nghỉ hưu; theo dõi thời gian bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức vụ, chức danh; theo dõi luân chuyển, điều động, chuyển công tác, thôi việc; theo dõi thời gian nâng lương, phụ cấp; thống kê cán bộ… và  thường xuyên theo dõi để cập nhật những thông tin mới, thay đổi.

Như vậy, việc tiếp tục tăng cường biện pháp xây dựng, cập nhật hồ sơ vào phần mềm, Exel, tạo các forder nhằm đáp ứng được nguyên tắc: Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.

c) Trong việc khai thác hồ sơ

Ngoài cách truyển thống là khai thác trực tiếp trên hồ sơ cán bộ, có thể trích xuất thông tin bằng cách cập nhật phần mềm quản lý nhân sự; trích xuất các báo cáo tổng hợp từ phần mềm, từ những file Exel đã lập để khai thác được thông tin nhanh và chính xác nhất.

Như vậy, hồ sơ cán bộ, công chức và người lao động là tài liệu không thể thiếu trong quản lý cán bộ công chức tại mỗi cơ quan đơn vị. Do vậy, cần có nhận thức đầy đủ đối với công tác quản lý hồ sơ. Quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu và phục vụ tốt cho công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước hiện nay. Công tác quản lý hồ sơ cán bộ là việc làm thường xuyên và việc áp dụng những biện pháp như trên sẽ giúp công tác lập hồ sơ được thực hiện một cách thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng, do đó, việc khai thác hồ sơ cán bộ dễ dàng, thuận tiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho công tác tổ chức cán bộ, xây dựng Ngành.

Nguyễn Thị Hiền Lương – Phòng 15 VKSND tỉnh Nghệ An