“Toàn ngành Kiểm sát nhân dân xác định năm 2023 là năm đột phá về ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong Ngành Kiểm sát nhân dân. Yêu cầu thủ trưởng các đơn vị trong toàn Ngành rà soát, đánh giá đúng thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của đơn vị, đề xuất và kiến nghị những yêu cầu đối với nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin nhằm bảo đảm tốt nhất cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, công tác số hóa và lưu trữ hồ sơ, công tác trợ lý ảo trong cung cấp thông tin, các phần mềm quản lý các lĩnh vực công tác và phấn đấu ứng dụng phòng họp không giấy…” (Trích Chỉ thị số 01/CT VKSTC ngày 02/12/2022 của Viện trưởng VKSND tối cao).

Theo Hướng dẫn số 07/HD-VKSTC xác định các nhiệm vụ, biện pháp cụ thể như sau:

- Căn cứ “Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin của ngành Kiểm sát nhân dân đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” đã được Viện trưởng VKSND tối cao phê duyệt tại Quyết định số 359/QĐ-VKSTC ngày 02/12/2022 và nhiệm vụ trọng tâm năm 2023 nêu trên, Cục 2 chủ trì tham mưu xây dựng, trình Lãnh đạo VKSND tối cao ban hành Kế hoạch chuyển đổi số của ngành Kiểm sát nhân dân giai đoạn 2023 - 2025 đề ra lộ trình cụ thể, phân kỳ nhiệm vụ theo từng năm và xây dựng Kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm về ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số của Ngành trong năm 2023; xây dựng quy chế quản lý, sử dụng các phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Kiểm sát nhân dân. Thực hiện trong quý I năm 2023.

- Các đơn vị thuộc VKSND tối cao, các VKSND cấp cao, VKSND cấp tỉnh tiến hành rà soát, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của đơn vị, trọng tâm là về hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, mạng internet, đường truyền dữ liệu, truyền hình hội nghị trực tuyến, việc quản lý, sử dụng các phần mềm ứng dụng chung của Ngành và của đơn vị tự phát triển, kỷ luật công vụ trong việc nhập dữ liệu, khai thác các tính năng của ứng dụng, việc thực hiện các quy định về đảm bảo an toàn hệ thống, phòng chống cháy nổ, về an ninh, bảo mật thông tin, chống xâm nhập, phá hoại, về đội ngũ cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin, về công tác phối hợp và các điều kiện đảm bảo thực hiện nhiệm vụ công nghệ thông tin; đề xuất, kiến nghị những bài toán, yêu cầu đặt ra từ thực tiễn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số vào công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành và hoạt động nghiệp vụ kiểm sát.

- Về quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị

Xây dựng quy chế, quy định, ban hành văn bản giao trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, cá nhân có liên quan; thực hiện quản lý, sử dụng có hiệu quả hạ tầng công nghệ thông tin đã trang bị như hệ thống truyền hình hội nghị, máy chủ, mạng LAN, kết nối mạng Internet, máy vi tính, máy scan, máy photocopy… Thường xuyên kiểm tra về bảo đảm an toàn hệ thống, phòng chống cháy nổ; định kỳ bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, sửa chữa, thay thế kịp thời khi xảy ra sự cố, hỏng hóc, bảo đảm sự hoạt động ổn định của hệ thống. Các đơn vị quan tâm chỉ đạo lập và thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, bố trí kinh phí cho nội dung này.

- Về quản lý, sử dụng các phần mềm ứng dụng

Đến nay, VKSND tối cao đã trang bị, cài đặt hơn 10 phần mềm ứng dụng dùng chung trong toàn Ngành, phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo (hệ thống quản lý Văn bản và Điều hành, hệ thống Thư điện tử công vụ, hệ thống Truyền hình hội nghị, Chữ ký số và mã định danh điện tử...), phục vụ quản lý hoạt động nghiệp như các phần mềm quản lý án (hình sự, dân sự, hành chính, đơn thư...), các phần mềm thống kê, truyền số liệu qua mạng, hướng dẫn thực hiện chữ ký số, xác thực thực số liệu điện tử truyền qua mạng Cục 2 cũng đã phối hợp với chủ đầu tư và các đơn vị phát triển phần mềm ứng dụng tổ chức tập huấn sử dụng và thiết lập các kênh thông tin để kịp thời tiếp nhận, trả lời các câu hỏi, hướng dẫn sử dụng, xử lý vướng mắc, khắc phục sự cố trong quá trình vận hành và ngay trong các phần mềm đều đính kèm tài liệu hướng dẫn sử dụng. Để tiếp tục quản lý, sử dụng có hiệu quả các phần mềm ứng dụng dùng chung của Ngành cần lưu ý những nội dung sau:

+ Yêu cầu chung

Công chức, viên chức được giao quản lý, sử dụng phần mềm ứng dụng tiếp tục nghiên cứu, tìm hiểu, đọc kỹ các hướng dẫn sử dụng để nắm vững, sử dụng thành thạo các tính năng của phần mềm. Khi có sự thay đổi nhân sự quản lý, sử dụng phần mềm ứng dụng phải tiến hành bàn giao, tập huấn trực tiếp, hướng dẫn sử dụng cho nhân sự mới.

Thực hiện nghiêm chỉ đạo của Viện trưởng VKSND tối cao nêu tại Thông báo số 113/TB-VKSTC ngày 26/5/2022 của Văn phòng VKSND tối cao, tăng cường kiểm tra định kỳ, đột xuất, siết chặt kỷ luật trong việc cập nhật dữ liệu, quản lý sử dụng các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin....

Quá trình sử dụng các phần mềm ứng dụng, các đơn vị tổng hợp những vướng mắc, bất cập, đề xuất các yêu cầu quản lý, đề xuất các nội dung cần chỉnh sửa, thay đổi, nâng cấp; đề cao trách nhiệm, góp ý cụ thể khi tham gia phối hợp trong việc khảo sát thực tế, đề ra các yêu cầu quản lý để xây dựng, kiểm thử, thí điểm, triển khai các phần mềm ứng dụng dùng chung của Ngành.

+ Một số lưu ý đối với những phần mềm ứng dụng cụ thể

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành: Phần mềm này đã được VKSND tối cao xây dựng và đã liên thông đến trục văn bản quốc gia. Nếu các đơn vị sử dụng phần mềm khác mà chưa liên thông đến trục văn bản quốc gia thì phải chỉnh sửa để liên thông với hệ thống này. Quán triệt đến từng cán bộ, công chức, viên chức 100% văn bản không mật phải được gửi, xem và xử lý trên phần mềm.

Hệ thống thư điện tử: Đề nghị các đơn vị sử dụng thư điện tử để trao đổi công việc của Ngành; bảo đảm 100% cán bộ, công chức tại đơn vị được cấp tài khoản, định kỳ rà soát, xóa các tài khoản không sử dụng (các trường hợp đã nghỉ hưu, chuyển công tác,...) để tránh quá tải số lượng tài khoản trên hệ thống; các cá nhân sử dụng phải thường xuyên xóa thư rác, thư cũ, chặn thư quảng cáo để bảo đảm dung lượng trống để gửi, nhận thư.

Hệ thống truyền hình hội nghị: Tăng cường thực hiện các cuộc họp qua hệ thống truyền hình hội nghị của Ngành; thường xuyên kiểm tra, bảo trì, sửa chữa, bảo đảm các thiết bị phục vụ hội nghị trực tuyến luôn ở trạng thái sẵn sàng sử dụng; các đơn vị lưu ý ưu tiên sử dụng đường truyền internet, có băng thông đủ lớn để phục vụ các cuộc họp trực tuyến, bố trí máy tính riêng có cấu hình mạnh. Do số lượng điểm cầu tham gia lớn (trên 800 điểm cầu), đối với cuộc họp toàn Ngành các đơn vị cấp trên chịu trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các điểm cầu cấp dưới.

Đối với cán bộ kỹ thuật: khi tham gia cuộc họp cần đảm bảo đúng thời gian triệu tập, khi vận hành hệ thống cần đảm bảo đúng kỹ thuật, tránh sai sót làm quá tải hệ thống ví dụ như: Khi vận hành hội nghị để nhiều khung hình của nhiều điểm cầu hiển thị cùng một lúc; khi kết thúc hội nghị không thực hiện “kết thúc hội nghị” mà chỉ thoát tài khoản dẫn đến trên máy chủ phiên họp vẫn đang diễn ra chưa được đóng. Cả 2 trường hợp trên chiếm rất nhiều tài nguyên của máy chủ cũng như băng thông đường truyền, ảnh hưởng chất lượng hội nghị.

Phần mềm Sổ thụ lý điện tử hình sự: Xác định triển khai phần mềm Sổ thụ lý hình sự trong toàn Ngành là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong năm 2023 và những năm tới.

Năm 2022, VKSND tối cao đã triển khai thí điểm phần mềm tại 15 đơn vị, Viện kiểm sát các cấp (Vụ 2, Vụ 8, Vụ 13, Văn phòng VKSND tối cao, VKSND cấp cao tại Hà Nội; VKSND các tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hải Phòng, Yên Bái, Phú Thọ, Hòa Bình, Hà Nam, Nghệ An, Quảng Ngãi, Lâm Đồng, Bình Phước). Trên cơ sở kết quả thí điểm, năm 2023 phần mềm này sẽ được hoàn thiện và triển khai trong toàn Ngành đề nghị các đơn vị chuẩn bị trang thiết bị (máy tính, đường truyền); nghiên cứu, tìm hiểu, đọc kỹ các hướng dẫn sử dụng để nắm vững, sử dụng thành thạo các tính năng của phần mềm; cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin các vụ việc vào phần mềm; kiểm tra các tính năng của phần mềm để đồng bộ dữ liệu đã có ở phần mềm cũ, thực hiện kết xuất ra các sổ thụ lý, báo cáo thống kê, tìm kiếm, tra cứu, khai thác phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo đơn vị; kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, hạn chế của phần mềm và những nội dung cần bổ sung để hoàn thiện phần mềm. Việc phần mềm Sổ thụ lý điện tử hình sự hướng tới thay thế, bỏ sổ thụ lý giấy và thực hiện tự động các thống kê hình sự.

Các phần mềm Thống kê và Quản lý án (dân sự, hình sự, thống kê …): Đối với phần mềm thống kê các đơn vị, Viện kiểm sát các cấp cần theo dõi, cập nhật phần mềm mới nhất về để sử dụng.

Năm 2023, VKSND tối cao sẽ kiểm thử phần mềm Sổ thụ lý điện tử dân sự, đề nghị các đơn vị, Viện kiểm sát các cấp được chọn kiểm thử nhập dữ liệu, kiểm tra các chức năng của phần mềm đầy đủ, chính xác.

Hướng dẫn sơ đồ hóa nội dung vụ án: Cục 2 đã biên soạn tài liệu Hướng dẫn sơ đồ hóa nội dung vụ án hình sự, bằng một số công cụ công nghệ thông tin, các đơn vị có thể lựa chọn công cụ cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị liên hệ với Cục 2 để được hướng dẫn.

Triển khai chữ ký số và mã định danh điện tử: Các đơn vị tiếp tục hoàn thiện, bổ sung thông tin, rà soát thời hạn sử dụng đối với những chữ ký số đã được cấp, chủ động đề nghị cấp mới chữ ký số của đơn vị mình.

VKSND tối cao đã ban hành danh mục Mã định danh điện tử của ngành Kiểm sát nhân dân (Quyết định số 231/QĐ-VKSTC ngày 9/9/2022), các đơn vị, VKSND các cấp khi có thay đổi về thông tin liên quan đến mã định danh điện tử đề nghị gửi văn bản đến Cục 2 để tổng hợp, sửa đổi, bổ sung và cập nhật trên hệ thống Danh mục dùng chung của Bộ Thông tin và Truyền thông, sau đó đồng bộ mã định danh mới trên Trục liên thông văn bản quốc gia.

Số hóa hồ sơ lưu trữ: Các đơn vị đẩy mạnh việc số hóa hồ sơ lưu trữ, áp dụng kỹ thuật nhận dạng dữ liệu, bóc tách dữ liệu chia sẻ dữ liệu số hóa, trao đổi thông tin với những hồ sơ không mật, hạn chế tối đa sử dụng văn bản giấy.

- Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin

Thực hiện nghiêm Chỉ thị số 03/CT-VKSTC ngày 03/7/2017 của Viện trưởng VKSND tối cao về tăng cường công tác bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong ngành Kiểm sát nhân dân và Quyết định số 12/QĐ-VKSTC ngày 08/01/2018 của Viện trưởng VKSND tối cao ban hành Quy định quản lý và sử dụng mạng Internet trong Ngành, Quy chế về bảo đảm an toàn an ninh thông tin mạng của Viện kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 245/QĐ-VKSTC ngày 29/7/2021 và các văn bản về bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, khắc phục các lỗ hổng mật.

- Bồi dưỡng, tập huấn về chuyển đổi số

Lãnh đạo VKSND các cấp tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia các khóa đào tạo, đào tạo lại về tin học, bồi dưỡng, giới thiệu kiến thức cơ bản về chuyển đổi số cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do VKSND tối cao tổ chức; cử cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin tham gia đào tạo chuyên sâu về công nghệ số, chuyển đổi số. Cán bộ, công chức, viên chức cần nâng cao ý thức tự nghiên cứu, học tập, tìm tòi các kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin qua nhiều kênh thông tin, từ đó chắt lọc những kiến thức bổ ích, thiết thực phục vụ cho công việc. Bên cạnh đó, VKSND các cấp chủ động liên hệ với các đơn vị liên quan của địa phương để cử công chức tham gia các khóa tập huấn về công nghệ thông tin do địa phương tổ chức.