VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

BẢN HƯỚNG DẪN

Vào sổ và chuyển giao công văn đi - đến của cơ quan.

----

Những năm gần đây một số Viện kiểm sát tỉnh, thành có nhiều thay đổi về cơ cấu tổ chức, bố trí cán bộ trong đó có cán bộ chuyên trách công tác văn thư của cơ quan. Để việc vào sổ và chuyển giao công văn đi - đến ở Viện kiểm sát nhân dân các cấp làm được đúng, thống nhất, góp phần thực hiện tốt "Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ" của Hội đồng Chính phủ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 26-6-1963 và các văn bản khác của Đảng, của Nhà nước, của Viện kiểm sát nhân dân tối cao qua các đợt tập huấn, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ. Nay Viện kiểm sát nhân dân tối cao ra bản hướng dẫn này để Viện kiểm sát các cấp, các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao tổ chức thực hiện.

PHẦN I:

NHỮNG ĐIỂM CHUNG VỀ VIỆC VÀO SỔ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI ĐẾN.

1- Vào sổ công văn là ghi chép đầy đủ, chính xác, gọn, rõ vào từng cột, mục trong sổ những điểm cần thiết về một số công văn như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận v.v... nhằm quản lý chặt chẽ công văn giấy tờ đi - đến của cơ quan và tra tìm công văn được nhanh chóng.

2- Tất cả công văn đi và đến (bao gồm cả hồ sơ, điện ...) trong một cơ quan đều phải vào sổ ở bộ phận văn thư trước khi chuyển giao. Công văn "mật", "điện mật" sẽ vào sổ và chhuyển giao theo hướng dẫn riêng nói ở      phần IV.

3- Công văn đi và công văn đến thuộc ngày nào phải vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày ấy. Những công văn "khẩn" và "hoả tốc" phải chuyển ngay để giải quyết kịp thời.

PHẦN II:

VÀO SỔ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI.

4- Soát lại công văn:

Trước khi vào sổ, văn thư cần soát xem các thành phần và thể thức công văn đã đầy đủ, hợp lệ chưa ? Nếu phát hiện sai sót thì báo với Chánh Phó Văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị hay người thảo công văn bổ khuyết.

5- Ghi số công văn:

Số của công văn đi ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng giêng đến hết ngày 31-12 mỗi năm. Trừ cơ quan có rất ít công văn gửi đi thì không phân loại để đánh số, còn nói chung nên phân ra các loại: Thông tư, Chỉ thị, Thông báo, Báo cáo, các loại quyết định, lệnh, kết luận, cáo trạng, công văn thường v.v... để đánh số riêng.

Số của công văn ghi ở phần trên góc bên trái, dưới tên đơn vị gửi công văn.

6- Ghi ngày tháng công văn:

Ghi vào sổ, văn thư ghi ngày tháng lên công văn. Công văn gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Đối với ngành ta ghi ngày tháng chính xác nó có liên quan đến vấn đề pháp lý (như kiến nghị - kháng nghị - quyết định - lệnh ...). Nói chung ngày tháng ghi ở trên đầu công văn (sau địa danh, dưới tiêu đề) nhưng cũng có một số loại để ở phía cuối công văn như: Biên bản hợp đồng ...

7- Đóng dấu:

Dấu của cơ quan chỉ được vào những công văn đã có chữ ký hợp lệ (tức là chữ ký của Viện trưởng, Phó Viện trưởng hoặc người được thừa lệnh uỷ quyền ký (Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng, kiểm sát viên cao cấp Viện kiểm sát nhân dân tối cao; trưởng phó phòng, kiểm sát viên trung cấp ở Viện kiểm sát nhân dân thành, tỉnh; kiểm sát viên trung, sơ cấp ở Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị). Tuyệt đối không đóng dấu sẵn vào giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực đã qui định, mặt dấu chờm lên 1/3 chữ ký (bên trái). Những dự thảo chương trình - kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa ra hội nghị, thư công tác của các đồng chí lãnh đạo v.v... muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản, thì đóng dấu vào chỗ tên cơ quan thảo ra văn bản đó.

8- Vào sổ công văn đi:

Khi vào sổ cần ghi rõ, đúng và đầy đủ các cột, mục của sổ, không viết bằng bút chì, viết tắt những chữ không thông dụng vì dễ nhầm lẫn. Không được tẩy, dập xoá, khi cần xoá thì gạch một cách ngay ngắn, còn để rõ chữ đã xoá, bảo đảm sạch sẽ.

9- Sổ ghi công văn đi:

Nói chung không nên làm nhiều sổ, chỉ nên làm một sổ công văn. Nhưng tuỳ tình hình, đặc điểm của cơ quan, đơn vị, nếu số lượng công văn gửi đi hàng ngày nhiều có thể chia một sổ ra làm nhiều phần: Phần ghi Thông tư, phần ghi Chỉ thị, phần ghi các loại quyết định, lệnh, cáo trạng, kết luận ... một sổ ghi loại công văn thường và sổ ghi hồ sơ án.

Nếu Viện kiểm sát tỉnh, thành nào có loại công văn gửi đi mỗi năm tới hàng ngàn thì cần làm riêng cho một sổ loại công văn ấy.

Những văn bản thường năm chỉ ra ít (như thông tư liên ngành chỉ thị...) thì bên cạnh số lấy theo thứ tự của loại văn bản đó đã phát hành trong năm, cần ghi thêm số năm phát hành. Ví dụ: số 1/88; số 2/88-TTLN, để tránh trùng số giữa năm này với năm khác.

10- Phong bì công văn và cách viết bì:

Phong bì công văn, giấy bao gói hồ sơ, tài liệu cần làm bằng loại giấy bền, dai, ngoài nhìn không rõ chữ trong công văn, bị ướt không mủn.

Ngoài bì cần đề rõ và đúng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận hay người nhận, số và ký hiệu công văn, số lượng công văn (nếu có) để đưa nhanh chóng, chính xác đến tay người nhận, tránh nhầm lẫn và để dễ tra tìm khi nhầm lẫn.

Đối với những công văn "khẩn" gửi đi cần chú ý: Độ "khẩn" đóng trên bì công văn phải khớp với độ "khẩn" đóng trên công văn (độ "khẩn" trên công văn do văn thư đóng theo qui định của người ký công văn).

11- Dán bì công văn:

Khi cho công văn vào phong bì không để dày quá, chật quá, không đặt sát mép phong bì để nơi nhận bóc ra khỏi rách công văn, khi dán phong bì hoặc dán tem làm dây hồ vào công văn.

12- Công văn gửi đi có kèm phiếu gửi:

Những công văn "mật" công văn có nội dung quan trọng và hồ sơ các vụ án dù chuyển trong nội bộ hay gửi ra ngoài cơ quan cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo dõi, trên phiếu gửi cần đề rõ tên người hoặc đơn vị nhận, trích yếu nội dung, số lượng bản, mục đích gửi công văn, lời ghi chú (ví dụ xem xong cần trả lại, xem xong cần tiêu huỷ hay lập hồ sơ v.v...) Phiếu gửi cũng đánh số thứ tự và ngoài bì ghi phiếu gửi chứ không ghi số công văn.

13- Chuyển công văn trong nội bộ:

Công văn do cơ quan ban hành nhưng chỉ chuyển giao trong nội bộ cũng phải vào sổ chuyển công văn (sổ chuyển nội bộ) các đơn vị trong cơ quan khi nhận công văn nội bộ đều phải ký nhận.

14- Gửi công văn đi bưu điện:

Công văn hồ sơ đi gửi qua bưu điện đều phải bỏ vào phong bì, bao gói, dán kín ghi số lượng vào sổ chuyển giao nhân viên bưu điện sau khi đã đếm đủ phải ký nhận và đóng dấu vào sổ. Đối với công văn và hồ sơ gửi trực tiếp các cơ quan hữu quan cần có sổ riêng đơn vị hoặc cá nhân nào nhận phải ký rõ tên.

PHẦN III

VÀO SỔ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN.

15- Nhận công văn đến.

Văn thư cơ quan nhận toàn bộ công văn do các nơi gửi đến những công văn gửi tay hoặc tài liệu quan trọng mang ở các Hội nghị về cũng đều phải vào sổ ở văn thư cơ quan.

16- Kiểm tra và phân loại sơ bộ.

Sau khi nhận, văn thư sơ bộ kiểm tra công văn đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình không. Nếu thấy trong phong bì bị rách, bị bóc hoặc mất thì cần hỏi lại bưu điện hoặc người đưa công văn tới và báo cho người phụ trách trực tiếp (Chánh, Phó Văn phòng hoặc trưởng phó phòng hành chính) biết, rồi sơ bộ phân loại: loại gửi thủ trưởng đơn vị, loại cần để lãnh đạo Văn phòng nghiên cứu, tổng hợp để thông báo tuần, báo cáo lãnh đạo Viện ... loại gửi các đơn vị chức năng. Mỗi loại như vậy để riêng vào từng cặp 3 dây hoặc từng tờ bìa đã viết sẵn tên đơn vị hay tủ, giá để phân loại được nhanh chóng - tránh nhầm lẫn.

17- Bóc bì công văn.

Văn thư bóc bì, vào sổ gửi chung cho đơn vị (trừ công văn hoặc đơn - thư gửi đích danh cho các đồng chí lãnh đạo - cá nhân cán bộ cơ quan). Những công văn "khẩn", "hoả tốc" cần bóc trước.

Khi bóc bì tránh  làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, tên người gửi, mất dấu bưu điện v.v... cần soát lại bì xem còn sót công văn không. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng công văn ghi ngoài bì bóc với các thành phần tương ứng của công văn lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm theo phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.

Trường hợp công văn và hồ sơ đến kèm phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn.

Đối với đơn từ khiếu, tố, thư nặc danh hoặc công văn cần kiểm tra, xác minh một điểm gì thì giữ lại cả phong bì, đính kèm theo đơn, công văn để làm bằng chứng.

18- Đóng "dấu đến" ghi số đến ngày đến.

Sau khi đã bóc bì và rút công văn ra phải đóng "dấu đến" ghi số đến và ngày đến vào công văn hồ sơ đến. Số đến ghi vào công văn và bìa hồ sơ phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi công văn đến. Ngày đến là ngày văn thư nhận công văn. Số đến (hay số thứ tự công văn đến) ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng giêng đến hết ngày 31-12 mỗi năm.

Muốn phân biệt phần công văn của cấp trên gửi về, các ngành xin góp ý kiến dự thảo hoặc phần đơn từ của cán bộ nhân dân gửi đến riêng ra cho dễ tìm, có thể dùng một sổ riêng. Hồ sơ đến phải có sổ riêng.

"Dấu đến" nên đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng giấy trắng phía trên, bên trái phần lề công văn, dưới mục "trích yếu".

Nơi có nhiều đơn thư khiếu tố thì chỉ cần đóng dấu đến vào phong bì rồi chuyển cả bì cho Vụ hoặc phòng xét khiếu tố bóc bì và vào sổ đăng ký đến.

19- Vào sổ công văn đến.

Vào sổ công văn đến cũng phải đảm bảo yêu cầu như công văn đi, nghĩa là phải ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng.

20- Sổ ghi công văn đến.

Nói chung nên làm 1 sổ đến cho dễ kiểm tra và bảo quản nhưng tuỳ tình hình, đặc điểm của cơ quan, nếu số lượng công văn nhiều hoặc do nhu cầu công tác cần phải phân nhiều loại công văn đến để tra tìm và theo dõi thì có thể làm thêm vài ba sổ đến (hoặc làm chung 1 sổ nhưng chia ra nhiều phần, ví dụ: Sổ ghi (hoặc phần ghi) công văn đến từ các cơ quan ban, ngành Trung ương (nếu là Viện kiểm sát nhân dân tối cao) tỉnh uỷ, Sở. Ban ngành tỉnh (nếu là Viện kiểm sát tỉnh, thành); sổ ghi (hoặc phần ghi) công văn đến từ các Viện kiểm sát địa phương.

Đối với đơn từ khiếu tố khối lượng nhận nhiều nên lập sổ nhận đơn từ riêng.

Đối với hồ sơ đến phải có sổ riêng. Hồ sơ án từ của nước ngoài gửi đến thì phải vào sổ riêng.

21- Trình công văn.

Vào sổ xong, tuỳ theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thư trình Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính (hoặc người được uỷ nhiệm) xem toàn bộ công văn đến hay chỉ trình một số loại nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết.

Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính (hoặc người được thủ trưởng uỷ nhiệm) xem, ghi ý kiến phân cho đơn vị nào, người nào rồi đưa lại cho văn thư vào sổ tiếp và chuyển cho cán bộ phần hành hay văn thư - tổng hợp đơn vị.

Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính (hoặc người được thủ trưởng uỷ nhiệm) cũng giải quyết những công văn thuộc phần mình phụ trách.

22- Chuyển giao công văn đến.

Văn thư ghi vào sổ chuyển công văn những công văn đã bóc mà Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính (hoặc người được thủ trưởng uỷ nhiệm) đã cho ý kiến phân phối và những bì chưa bóc gửi cho đơn vị rồi chuyển cho các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan.

Những công văn phải luân chuyển qua nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết thì dính kèm "phiếu luân chuyển công văn" dễ quản lý được chặt chẽ. Trên phiếu luân chuyển cần đề rõ thứ tự các đơn vị nhận trước, nhận sau, ngày tháng phải chuyển công văn từ đơn vị này sang đơn vị khác, trích yếu nội dung, nơi nhận và ký nhận công văn.

Đơn vị hoặc cán bộ có liên quan giải quyết xong phải ký xác nhận vào phiếu này trước khi dưa công văn lại văn thư để chuyển cho đơn vị hoặc cán bộ tiếp theo giải quyết.

Mỗi người, mỗi khi nhận công văn đến đều phải ký vào sổ.

23- Nhận, vào sổ và chuyển giao công văn đến tại các đơn vị trong cơ quan.

Văn thư chuyên trách (hay kiêm nhiệm) của đơn vị nhận công văn từ văn thư cơ quan chuyển đến, vào sổ công văn đến của đơn vị, trình phụ trách đơn vị (Vụ trưởng hoặc trưởng phòng ...) cho ý kiến giải quyết.

Vụ trưởng hoặc trưởng phòng ... xem nội dung, ghi ý kiến phân cho ai, giải quyết thế nào ... rồi đưa lại cho văn thư đơn vị chuyển giao.

Người nhận công văn phải ký vào sổ chuyển.

PHẦN IV

VÀO SỔ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN "MẬT" - "ĐIỆN MẬT".

Việc vào sổ và chuyển giao công văn "mật" cũng làm theo những động tác cơ bản như công văn thường, nhưng cần chú ý thêm một số điểm dưới đây:

24- Đối với công văn "mật" đi.

Công văn "mật" gửi đi cần có phiếu gửi kèm theo để tiện kiểm tra, theo dõi và phải dùng 2 phong bì. Phong bì ngoài để như phong bì gửi công văn thường; phong bì trong cũng để như phong bì ngoài nhưng đóng dấu độ "mật" và tuỳ từng độ "mật" mà dùng loại giấy bền hoặc gắn si, hồ cho thích hợp.

Độ "mật" đóng trên bì trong của công văn phải khớp với độ "mật" đóng trên công văn.

Nếu công văn "mật" có định thời gian trả lại, thì văn thư theo dõi và thu hồi.

25- Đối với công văn "mật" đến.

a) Văn thư nếu không được giao phụ trách công văn "mật" thì chỉ vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý công văn "mật" của cơ quan.

b) Nếu được giao phụ trách thì văn thư cũng bóc bì, vào sổ như công văn thường.

26- Sổ ghi công văn "mật".

Sổ ghi công văn "mật" cũng tương tự như sổ ghi công văn thường nhưng có thêm cột "mức độ mật". Ở cột này cần ghi rõ công văn là "mật", "tối mật" hay "tuyệt mật".

27- Chuyển giao công văn "mật".

Công văn "mật" phải được chuyển giao đến tận tay người nhận công văn "mật" phải ký nhận.

Nếu nhiều công văn thì làm sổ riêng. Ngược lại nếu ít công văn thì dùng sổ ghi công văn "mật" đến, đồng thời làm sổ chuyển và có thêm cột "ký nhận".

28- Đối với "điện mật" đi đến, phải thực hiện đúng qui định của Đảng và Nhà nước về chế độ sử dụng, quản lý chặt chẽ điện mật, thu hồi và trả diện mật đúng qui định.

PHẦN V

BẢO MẬT HỒ SƠ TÀI LIỆU.

29- Những văn kiện, tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật của Đảng, Nhà nước và của các ngành v.v... Trong thời gian nghiên cứu phải bảo quản tài liệu mật theo chế độ bảo quản tài liệu mật. Sau khi nghiên cứu, giải quyết xong tuỳ từng loại tài liệu hàng tháng, quý, năm đều phải nộp vào phòng lưu trữ, không được giữ làm tài sản riêng. Những tài liệu có đóng dấu thu hồi thì phải trả đúng hạn đã ghi trong dấu thu hồi.

30- Mọi cán bộ nhân viên đều có trách nhiệm bảo mật công tác nghiệp vụ của ngành. Không trao đổi với những người không có trách nhiệm về nội dung công việc mình hoặc đơn vị mình đang làm. Không tìm hiểu công việc của người khác. Không làm thay công việc cho người khác khi không được phân công.

31- Hồ sơ án kể cả tiểu hồ sơ của kiểm sát phải tuyệt đối giữ gìn bí mật trong quá trình kiểm sát điều tra và kiểm sát xét xử cho đến khi vụ án được đưa ra xét xử công khai. Không được cho người không có trách nhiệm giải quyết án được xem nội dung hồ sơ vụ án.

32- Tài liệu, số liệu thống kê tình hình tội phạm, vi phạm pháp luật và hoạt động khâu công tác kiểm sát đều phải được giữ gìn bí mật, bảo quản và lưu trữ theo chế độ tài liệu mật. Việc cung cấp số liệu thống kê cho các cơ quan khác hoặc cá nhân ngoài cơ quan phải được sự nhất trí của lãnh đạo Viện hoặc Chánh văn phòng.

33- Nghiêm cấm việc bán tài liệu thanh lý ra ngoài thường nói là bán giấy vụn; phải đốt thành tro hoặc nghìn nhỏ tới mức không đọc được nữa. Những tài liệu cần thanh lý phải được thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xét duyệt và kiểm tra chặt chẽ việc thanh lý.

34- Sổ ghi công văn đi - đến khi dùng hết thay sổ mới hoặc hết năm thay sổ đều phải được bảo quản lưu trữ lâu dài để tra cứu khi cần thiết./.

                                                                                     T/L VIỆN TRƯỞNG

                                                                  VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

                                                                                      PHÓ VĂN PHÒNG

                                                                                      Đã ký: Nguyễn Tắc