Van ban nganh
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỐI CAO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-*- ************************
Số: 1876 /VP Hà nội, ngày 5 tháng 12 năm 1994
Trích yếu:
V/v quản lý công văn tài liệu
đi, đến trong công tác văn thư
Kính gửi: - VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CÁC TỈNH,
THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG,
- CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VIỆN KSND TỐI CAO.
Thời gian vừa qua các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các Viện kiểm sát địa phương đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, tuân thủ các qui định của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về quản lý công văn, tài liệu đi đến và thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu. Song qua theo dõi và quản lý văn thư tại Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao thấy rằng còn một số điểm tồn tại cần phải khắc phục như:
- Một số văn bản trước khi gửi đi không được kiểm tra kỹ nên có trường hợp không ghi trích yếu của công văn, không soát xét sau khi in ấn để nhiều lỗi, có văn bản không đề ngày, tháng; không đóng dấu hoặc có chữ ký nhưng không ghi họ tên và chức danh của người ký.
- Một số đơn vị không thực hiện đúng chế độ quản lý công văn tài liệu đi, đến, không ghi chép vào sổ đầy đủ, tự ghi số công văn đi đến ở bộ phận đơn vị mình.
- Việc thực hiện chế độ lưu hồ sơ, tài liệu ở một số đơn vị chưa đầy đủ, cá biệt có đơn vị nhận được văn bản, tài liệu do Viện kiểm sát cấp trên gửi về còn để quên dài ngày trong cặp hoặc để thất lạc (kể cả các qui định và hướng dẫn nghiệp vụ)...
Để kịp thời khắc phục các tồn tại thiếu sót trên đây; trong khi chuẩn bị cho việc tổng kết công tác văn thư lưu trữ của toàn ngành, Viện kiểm sát nhân dân tối cao lưu ý các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố, các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao một số việc sau đây:
1- Các loại công văn, tài liệu của Viện kiểm sát các cấp trước khi gửi đi đều phải được kiểm tra chặt chẽ bảo đảm đầy đủ trình tự, thủ tục ban hành văn bản (có số, ngày ban hành, có đủ trích yếu, chữ ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu; soát xét nội dung tránh sai sót, nhầm lẫn...) và đều phải đăng ký lấy số văn bản gửi đi tại văn thư thuộc Văn phòng Viện kiểm sát cùng cấp.
2- Tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao, đối với các tài liệu sau đây do các Vụ chủ quản tự đăng ký số văn bản tại đơn vị mình để tiện việc theo dõi:
- Các loại giấy triệu tập, phiếu báo tin, phiếu chuyển đơn, giấy nhắc việc (đối với các Cục, Vụ, Viện nghiệp vụ).
- Các quyết định: đề bạt, bổ nhiệm, điều động, phong thăng Kiểm sát viên, kỷ luật, nâng bậc lương (đối với Vụ tổ chức cán bộ).
- Giấy báo hạn mức kinh phí, Thông tri duyệt quyết toán, dự toán kinh phí, quyết định cấp vật tư, thiết bị... (đối với Vụ tài vụ và XDCB).
3- Tất cả các văn bản gửi đi của Viện kiểm sát các cấp (kể cả các văn bản về tổchức, cán bộ và văn bản của Ban cán sự Đảng) đều phải thực hiện chế độ lưu 2 bản chính (một bản ở văn thư cơ quan, một bản ở đơn vị, bộ phận ban hành) để theo dõi việc thực thi văn bản và làm tài liệu nghiên cứu về sau; các văn bản lưu này đều nộp vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ như qui định của Nhà nước.
4- Văn phòng Viện kiểm sát các cấp chịu trách nhiệm sao lục các văn bản, tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo, nghiên cứu, vận dụng. Văn phòng quản lý số sao lục, số lượng bản sao và lưu bản gốc tại văn thư sau khi sao lục xong.
5- Các văn bản do Viện kiểm sát nhân dân tối cao gửi đến, kể cả các văn bản sao lục, sau khi nghiên cứu, sử dụng xong yêu cầu các đơn vị trong toàn ngành quản lý chặt chẽ, thực hiện chế độ lưu trữ đúng theo qui định của Nhà nước, tránh thất lạc.
Đề nghị các đơn vị, trong khi thực hiện có vấn đề gì vướng mắc cần phản ảnh kịp thời về Viện kiểm sát nhân dân tối cao để giải quyết./.
TL. VIỆN TRƯỞNG
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
Đã ký: Lại Hợp Việt