Có thể khẳng định công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức đoàn thể. Cán bộ, Kiểm sát viên quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần thực hiện tốt công tác quản lý chỉ đạo, điêu hành của lãnh đạo Viện, đồng thời thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ cải cách hành chính tư pháp của Ngành. Bài viết đánh giá những kết quả đạt được, hạn chế, đồng thời nêu ra những giải pháp thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại VKSND tỉnh Sơn La.

Trong 5 năm qua, việc triển khai và áp dụng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ tại VKSND tỉnh Sơn La được thực hiện đúng quy định; kịp thời phổ biến, quán triệt các quy định về công tác văn thư cho cán bộ, công chức, trong toàn đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ được kiện toàn, củng cố; trình độ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở VKSND tỉnh và các huyện, thành phố có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của các đơn vị; công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ, Lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuyên và đã được các đơn vị chú ý thực hiện nghiêm túc; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị tương đối đầy đủ, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng.

VKSND tỉnh Sơn La đã kịp thời quán triệt đến các đơn vị thực hiện đúng quy định của Nhà nước, của VKSND tối cao về công tác văn thư, soạn thảo văn bản như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng VKSND tối cao về việc ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân; Quyết định số 381/QĐ-VKSTC ngày 10/10/2017 của Viện trưởng VKSND tối cao về việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư hiện nay: Công tác văn thư của VKSND tỉnh Sơn La được bố trí tại Văn phòng tổng hợp VKSND tỉnh. Lãnh đạo Viện đã quan tâm, chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01 biên chế làm công tác văn thư; 01 hợp đồng làm công tác lưu trữ kiêm văn thư. Đơn vị đã thực hiện chế độ phụ cấp độc hại hằng năm đối với cán bộ làm công tác lưu trữ.

 Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ: Tình hình đầu tư kinh phí cho các hoạt động văn thư trong thời gian qua luôn được lãnh đạo Viện tỉnh quan tâm chú ý, như đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính…

Đơn vị đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản ANA từ năm 2016 đến tháng 7/2018, ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice 4.0 trong công tác văn thư và sử dụng trong toàn ngành Kiểm sát nhân dân tỉnh Sơn La.

Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Công tác xây dựng, ban hành văn bản ngày càng được nâng cao về chất lượng nội dung và thể thức; kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn bản được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ; Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của VKSND tối cao quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân. Qua kiểm tra và theo dõi, nhận thấy việc thực hiện về kỹ thuật trình bày văn bản và nội dung văn bản của Viện kiểm sát hai cấp được thực hiện đúng theo quy định, mang lại hiệu quả thiết thực, phục vụ công tác quản lý và điều hành của các cơ quan.

Công tác quản lý văn bản đi, đến: Năm 2018, VKSND tỉnh đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice 4.0 quản lý và đăng ký văn bản đi đến bằng sổ trên phần mềm giúp cho việc xử lý, cập nhật cơ sở dữ liệu trong công tác văn thư khoa học hơn, đạt được nhiều hiệu quả thiết thực. Đối với văn bản đến và đi hoàn toàn điện tử trong nội bộ VKSND 2 cấp, từ năm 2018 đến nay chiếm khoảng 70% tổng số văn bản đến, đi góp phần nâng cao chỉ số công nghệ thông tin của VKSND hai cấp.

Số lượng văn bản đến của Viện kiểm sát hai cấp, bình quân khoảng trên 8.000 văn bản/năm. Các văn bản khi tiếp nhận được chuyển cho người có thẩm quyền xử lý  đảm bảo chính xác và giữ bí mật đúng theo quy định; lãnh đạo Viện luôn chú trọng đến việc theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết văn bản đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. Số lượng văn bản đi của đơn vị bình quân khoảng 4.500 văn bản/năm; lưu văn bản đi (bản gốc) văn thư của đơn vị sắp xếp thứ tự theo quy định.

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Khối tài liệu hồ sơ các vụ án đã được lập hồ sơ, sắp xếp có khoa học giúp các đơn vị tra tìm hồ sơ, tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng. Còn lại khối tài liệu cũ đã được chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp lên giá để bảo quản an toàn và thuận tiện trong khai thác hàng năm. Phần mềm quản lý hồ sơ đã được ứng dụng vào hơn 3.000 hồ sơ vụ án và sắp xếp lên giá di động nhằm phục vụ các đơn vị khai thác nhanh chóng, thuận tiện.

Quản lý và sử dụng con dấu: Đơn vị đã thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định hiện hành, chưa có trường hợp nào để xảy ra vi phạm trong việc quản lý và sử dụng con dấu; con dấu được sử dụng trong ngày, khi hết thời gian làm việc được nhân viên văn thư cất giữ trong phòng có khóa.

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:

Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị, cán bộ, Kiểm sát viên về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ có thời điểm chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một đơn vị chưa được quan tâm chú trọng đúng mức.

Có thời điểm, VKSND tỉnh chưa kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ... dẫn đến các đơn vị trực thuộc lúng túng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Còn một số tài liệu, hồ sơ chưa được chỉnh lý theo đúng quy định, do khó khăn về nguồn kinh phí; kho lưu trữ chật, hẹp chưa đảm bảo theo quy định.

Từ những hạn chế trên, đưa ra một số giải pháp thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới:

Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ:

Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ  và tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo Viện, các lãnh đạo Phòng, nhất là Chánh Văn phòng và Phó chánh Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ  đối với công tác này ở các đơn vị. Từ lãnh đạo Viện đến lãnh đạo Phòng phải chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của Ngành. Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ của VKSND tối cao.

Bố trí, tuyển dụng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ:

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc VKSND tỉnh phải bố trí lựa chọn công chức kiêm nhiệm công tác văn thư thực hiện các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Viện tỉnh có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách. Tạo điều kiện cho các công chức được tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ hoặc tham gia các lớp tập huấn do VKSND tối cao và Chi cục Văn thư - Lưu trữ  thuộc Sở Nội vụ tỉnh Sơn La tổ chức.

Theo thực tế hiện nay, văn thư chuyên trách thuộc Văn phòng chỉ có 01 người. Khi công chức văn thư chuyên trách nghỉ phép, nghỉ việc riêng hoặc ốm đau sẽ không có công chức đủ tiêu chuẩn làm công tác văn thư, dẫn đến để bảo đảm công việc thường xuyên, liên tục, phải bố trí các công chức khác không có chuyên môn nghiệp vụ văn thư làm công tác này nên thường dẫn đến sai sót.

Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:

Cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản phải bảo đảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn bản theo đúng quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung và thể thức) của văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo tại chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản.

Lãnh đạo cần nắm rõ được năng lực của từng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ  để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng người. Việc cử công chức đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm về tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có chính sách khuyến khích, động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ. Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan lưu trữ như Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin:

Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu trữ được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng là hình thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới.

Thực hiện chủ trương “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự” theo Thông tư liên tịch số 03/2018/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC-BQP ngày 01/02/2018 hướng dẫn về trình tự, thủ tục thực hiện ghi âm hoặc ghi hình có âm thanh; sử dụng, bảo quản, lưu trữ kết quả ghi âm hoặc ghi hình có âm thanh trong quá trình điều tra, truy tố, xét xử. Kiểm sát viên tiến hành tố tụng có thể nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; phục vụ tối đa cho hoạt động tranh tụng tại phiên tòa; lưu trữ gọn gàng, được lâu, tránh mối mọt và phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo điều hành như việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồ sơ… Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh hơn.

Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm mới và thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc sao in, nhân văn bản không bị gián đoạn

Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, đúng quy chuẩn:

Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác. Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... tổ chức lại tài liệu trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho. Giải phóng không gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.

Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ:

Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Thực hiện chính sách khen thưởng những công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức vi phạm các quy định về văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo các tài liệu mật trong ngành Kiểm sát nhân dân./.

Vũ Thị Tố Nga, VKSND tỉnh Sơn La

(Theo Trang tin điện tử VKSND tỉnh Sơn La)