Theo đó, Quy định về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động trong ngành Kiểm sát nhân dân gồm 4 Chương và 28 Điều, quy định về các vấn đề: Vệc lập hồ sơ kiểm sát của Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, chuyên viên khi kiểm sát việc công nhận kết quả hòa giải thành tại Tòa án theo quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án năm 2020, việc giải quyết các vụ án, việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 ở VKSND các cấp. Việc quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát của người có nhiệm vụ, quyền hạn trong kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát

Tuân thủ quy định của pháp luật, các quy định, hướng dẫn của VKSND tối cao về lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát; bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật công tác của ngành Kiểm sát nhân dân; bảo đảm đầy đủ, khoa học, thuận lợi trong việc khai thác, sử dụng.

Hồ sơ kiểm sát phải thể hiện đầy đủ, chính xác các thông tin về vụ việc dân sự, việc giải quyết của Tòa án và hoạt động của Viện kiểm sát. Tài liệu do Tòa án gửi cho Viện kiểm sát theo quy định của pháp luật và tài liệu do Viện kiểm sát ban hành khi đưa vào hồ sơ kiểm sát phải là bản chính. Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ kiểm sát phải được sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm; giấy tờ, tài liệu có trước thì để ở dưới, giấy tờ, tài liệu có sau thì để ở trên và được đánh số thứ tự từ dưới lên trên. Hồ sơ kiểm sát gồm nhiều tập thì giấy tờ, tài liệu trong mỗi tập cũng được sắp xếp theo quy định trên.

Không được làm thất lạc, mất, hư hỏng hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ; nghiêm cấm việc làm sai lệch hồ sơ kiểm sát, sử dụng hồ sơ kiểm sát vào những việc Kiểm sát viên không được làm theo Điều 84 Luật Tổ chức VKSND năm 2014 hoặc vào các việc khác không đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.

Quy định về chủ thể lập, quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm sát

Viện kiểm sát kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự có trách nhiệm lập, quản lý hồ sơ kiểm sát. Vụ việc dân sự có kháng cáo, kháng nghị, kiến nghị thì Viện kiểm sát kiểm sát việc Tòa án xem xét, giải quyết kháng cáo, kháng nghị, kiến nghị có trách nhiệm lập, quản lý hồ sơ kiểm sát do mình lập ra.

Công chức được phân công kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự có trách nhiệm trực tiếp lập hồ sơ kiểm sát. Kiểm sát viên được phân công kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự có trách nhiệm quản lý hồ sơ kiểm sát cho đến khi hồ sơ được đưa vào lưu trữ hoặc được chuyển cho người khác quản lý. Hồ sơ kiểm sát được chuyển cho người có quyền sử dụng hồ sơ thì người đó có trách nhiệm quản lý hồ sơ. Công chức được phân công kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự; người có thẩm quyền thẩm định, duyệt án, xem xét lại việc giải quyết vụ việc dân sự; công chức khác được người có thẩm quyền giao nhiệm vụ được sử dụng hồ sơ kiểm sát để thực hiện nhiệm vụ.

Quy định về quản lý hồ sơ kiểm sát tại đơn vị lập hồ sơ

- Viện trưởng VKSND cấp huyện, Trưởng phòng VKSND cấp tỉnh, Viện trưởng Viện nghiệp vụ thuộc VKSND cấp cao, Vụ trưởng Vụ nghiệp vụ thuộc VKSND tối cao có trách nhiệm nắm rõ tình hình, kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh hoạt động quản lý hồ sơ kiểm sát của công chức thuộc đơn vị mình.

Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự, công chức quản lý hồ sơ rà soát, sắp xếp lại tài liệu, đánh số thứ tự các tài liệu trong hồ sơ theo quy định; lập danh mục tài liệu trong hồ sơ; ghi đầy đủ thông tin trên bìa hồ sơ và quản lý hồ sơ chặt chẽ trước khi hồ sơ được chuyển đến bộ phận lưu trữ.

- Công chức đang quản lý hồ sơ kiểm sát phải bàn giao hồ sơ khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển công tác, nghỉ chế độ hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.

Việc bàn giao hồ sơ phải được lập biên bản. Trường hợp người giao và người nhận thuộc cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao được lập ít nhất 02 bản, có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị (01 bản lưu hồ sơ; 01 bản lưu tại bộ phận làm công tác văn phòng của đơn vị hoặc Văn phòng của Viện kiểm sát nếu đơn vị không có bộ phận làm công tác văn phòng). Trường hợp người giao và người nhận không thuộc cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao được lập ít nhất 03 bản, có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị bàn giao và đơn vị nhận bàn giao  (01 bản lưu hồ sơ; 01 bản lưu tại đơn vị bàn giao; 01 bản lưu tại Văn phòng của Viện kiểm sát).

- Trường hợp đơn vị làm công tác kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự ở Viện kiểm sát các cấp được sáp nhập, tách thì Thủ trưởng đơn vị bị sáp nhập, bị tách báo cáo Viện trưởng Viện kiểm sát cấp mình để tổ chức việc quản lý, lưu trữ hồ sơ kiểm sát.

Trường hợp giải thể, thành lập mới Viện kiểm sát thì Viện trưởng Viện kiểm sát bị giải thể, được thành lập mới báo cáo Viện trưởng Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp để tổ chức việc quản lý, lưu trữ hồ sơ kiểm sát.

- Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ bị mất, hư hỏng, lộ, lọt thông tin, công chức phải báo cáo ngay Thủ trưởng đơn vị để tổ chức truy tìm, có biện pháp khắc phục hậu quả và xem xét, báo cáo việc xử lý trách nhiệm theo quy định của pháp luật và của Ngành.

Về lưu trữ hồ sơ kiểm sát, Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng VKSND tối cao lưu trữ hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự do VKSND tối cao lập hoặc nhận bàn giao. Văn phòng VKSND cấp cao, VKSND cấp tỉnh; bộ phận làm công tác văn phòng của VKSND huyện lưu trữ hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự do Viện kiểm sát đó lập hoặc nhận bàn giao. Việc bảo quản, bảo vệ, bảo mật, phục chế, hủy hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Ngành về lưu trữ hồ sơ.

Bên cạnh đó, Quyết định này còn quy định cụ thể về việc lập hồ sơ kiểm sát việc công nhận kết quả hoà giải thành tại Toà án, việc giải quyết vụ án dân sự ở cấp sơ thẩm; lập hồ sơ kiểm sát việc giải quyết vụ án dân sự ở cấp phúc thẩm, giám đốc thẩm, tái thẩm; lập hồ sơ kiểm sát việc xem xét lại quyết định của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao theo thủ tục đặc biệt…