Số hóa hồ sơ nghiệp vụ, việc thỉnh thị, xin ý kiến và báo cáo án với Lãnh đạo Viện bằng các hồ sơ điện tử đã đơn giản và kịp thời hơn rất nhiều.

Tại thành phố Cần Thơ, các cấp ngành nói chung và VKSND Tp. cần Thơ nói riêng luôn nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi từ lãnh đạo địa phương cũng như của ngành cấp trên về mọi mặt công tác, trong đó việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ kiểm sát luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo các cấp trong suốt thời gian qua.

Ngày 05/11/2012, Viện trưởng VKSND tối cao ra Chỉ thị số 06/CT-VKSTC về việc tăng cường công tác thống kê và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Kiểm sát nhân dân. Chỉ thị yêu cầu trong toàn ngành đẩy mạnh “… tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của đơn vị như: Tổ chức các hội nghị giao ban trực tuyến, quản lý án, trao đổi và khai thác thông tin…; sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị công nghệ thông tin hiện có….”, đồng thời “chủ động, tranh thủ nguồn vốn của địa phương để đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các phần mềm ứng dụng” trên cơ sở “sử dụng kinh phí được phân bổ cho công tác thống kê và công nghệ thông tin…”

Trên tinh thần của Chỉ thị số 06/CT-VKSTC, từ năm 2013, VKSND Tp. Cần Thơ đã xác định chọn chỉ tiêu ứng dụng công nghệ thông tin làm khâu đột phá trong kế hoạch công tác kiểm sát của đơn vị. Để làm cơ sở thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ đề ra, VKSND Tp. Cần Thơ đã liên tục tổ chức các cuộc thi kiểm tra kiến thức tin học văn phòng, sử dụng mạng internet, hệ thống thư điện tử đối với tất cả công chức thuộc Viện kiểm sát hai cấp.

Ban lãnh đạo Viện đã ban hành kế hoạch và trực tiếp chỉ đạo thực hiện tập huấn số hóa hồ sơ nghiệp vụ và tài liệu lưu trữ cho 100% cán bộ, công chức trong toàn ngành kiểm sát Cần Thơ; đồng thời trang bị máy tính xách tay (thay cho máy bàn) phục vụ việc nghiên cứu án và xét xử cho 100% Kiểm sát viên ở cả hai cấp kiểm sát.

Tính đến tháng 4/2013, tất cả công chức thuộc các bộ phận nghiệp vụ đều đã thành thạo việc số hóa hồ sơ. Mỗi tài liệu sau khi được số hóa đều được đóng gói tạo thành các thư mục riêng, được đặt tên theo từng vụ việc, đánh số thứ tự, ghi dấu trích dẫn những nội dung quan trọng, đặt mật khẩu,… và được sử dụng như một hồ sơ giấy hoàn chỉnh. Kiểm sát viên khi kiểm sát xét xử và thực hành quyền công tố tại phiên tòa chỉ sử dụng hồ sơ đã được số hóa, giúp tiết kiệm văn bản giấy và đảm bảo tài liệu gốc được bảo quản an toàn. Với các tài liệu đã được số hóa và lưu trữ trong máy tính xách tay, đã giúp cho Kiểm sát viên xử lý những nội dung có liên quan trong quá trình nghiên cứu án luôn được dễ dàng, có thể được thực hiện ở bất cứ không gian và thời gian nào. Khi tham gia phiên tòa, Kiểm sát viên không phải mang theo hồ sơ gốc bằng giấy mà chỉ cần máy tính xách tay với những hồ sơ đã được số hóa vẫn đảm bảo cho việc tranh tụng tại phiên tòa.

Hồ sơ án điện tử (cả dân sự và hình sự) sau khi xét xử xong đều được lưu trữ, quản lý tập trung tại phòng nghiệp vụ, phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin và kho lưu trữ cơ quan, đảm bảo an toàn, an ninh về dữ liệu, thuận tiện trong việc tra cứu án khi có nhu cầu.

Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, đặc biệt với sáng kiến số hóa hồ sơ nghiệp vụ, ngành kiểm sát Tp. Cần Thơ đã được lãnh đạo VKSND tối cao ghi nhận và biểu dương rất kịp thời. Tiêu biểu tại công văn số 1817/VKSTC-TKTP ngày 13/6/2014, VKSNd tối cao đã phổ biến và đề nghị các đơn vị trong toàn ngành nghiên cứu, áp dụng thực hiện việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ theo mô hình của VKSND Tp. Cần Thơ.

Qua thực tiễn đã cho thấy việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ đã góp phần quan trọng, tạo đột phá trong các hoạt động của ngành Kiểm sát nhân dân Tp. Cần Thơ nói chung và hoạt động nghiệp vụ.

Với lượng án hình sự khoảng trên 1.000 vụ/năm và dân sự 9.000 vụ/ năm, việc số hồ sơ đã giúp cho các đơn vị tiết kiệm chi phí rất lớn trong việc photo tài liệu và các văn phòng phẩm liên quan, đồng thời tạo ra sự chuyên nghiệp hơn trong quá trình nghiên cứu án và tác nghiệp của Kiểm sát viên, giá trị phi vật chất của việc sử dụng hồ sơ điện tử là rất lớn như: Việc thỉnh thị, xin ý kiến và báo cáo án với Lãnh đạo Viện bằng các hồ sơ điện tử đã đơn giản và kịp thời hơn rất nhiều. Cụ thể, khi phải xin ý kiến hoặc báo cáo án, Kiểm sát viên không cần mang theo hồ sơ để liên hệ trực tiếp như trước đây mà thay bằng chuyển gửi qua hệ thống mạng nội bộ các tài liệu đã số hóa với mật mã đã được quy ước riêng, từ đó, Lãnh đạo Viện có thể dễ dàng nghiên cứu và cho ý kiến một cách thuận tiện ở bất cứ khi nào.

Để đảm bảo việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, liên tục và đúng kỹ thuật, từ 2013 đến nay, Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân thành phố Cần Thơ đã chỉ đạo Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm tổ chức tập huấn thường xuyên, kết hợp kiểm tra thực tế về số hóa tài liệu định kỳ hàng năm tại tất cả các phòng nghiệp vụ và VKSND các quận, huyện. Đảm bảo 100% công chức đều phải được tập huấn và sử dụng thành thạo kỹ thuật số hóa hồ sơ, tài liệu.

Tuy nhiên, hiện nay trong tố tụng chưa có quy định cụ thể về việc sử dụng các tài liệu đã được số hóa trong quá trình xét xử; chưa có quy chế phối hợp giữa Tòa án và Viện kiểm sát trong việc công bố tài liệu, chứng cứ đã được số hóa thông qua hệ thống phần mềm trình chiếu tại phiên tòa; tài chính đầu tư trang thiết bị cần thiết phục vụ số hóa hồ sơ, lưu trữ và trình chiếu chủ yếu do đơn vị tự cân đối nguồn kinh phí được cấp chứ chưa được dự toán, v.v…

Với những thành công bước đầu, mặt dầu còn gặp một số khó khăn trong quá trình thực hiện, nhưng với quyết tâm của tập thể lãnh đạo và công chức, sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo các cấp trong việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn, chúng tôi có thể tin rằng, việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ phục vụ công tác trong thời gian tới của VKSND Tp. Cần Thơ sẽ tiếp tục được phát huy và phục vụ tốt hơn nữa cho nhiệm vụ công tác./.

Ngô Hải Sơn, VKSND Tp. Cần Thơ

(kiemsat.vn)