Một số vấn đề về công chứng hợp đồng ủy quyền

1. Một số vướng mắc, khó khăn

Ủy quyền là quan hệ phổ biến trong thực tiễn cuộc sống hiện nay khi các cá nhân, tổ chức không tiện thực hiện công việc của mình nên đã ủy quyền cho người khác thực hiện thay thông qua hợp đồng ủy quyền. Việc ủy quyền này giúp cho cá nhân, tổ chức dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc thực hiện các giao dịch dân sự đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian do khoảng cách địa lý và tính chất đặc thù của công việc không tiện đến các tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện các giao dịch dân sự. Tuy nhiên, khi nhắc đến hợp đồng ủy quyền không thể không đề cập đến rủi ro cũng như những khó khăn cho Công chứng viên khi tiến hành công chứng hợp đồng ủy quyền, cụ thể:

Một là, liên quan đến việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền được quy định tại Điều 569 Bộ luật Dân sự (BLDS) năm 2015. Theo đó, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền được quy định trong hai trường hợp: (1) Ủy quyền có thù lao; (2) Ủy quyền không có thù lao. Trong cả hai trường hợp, bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền đều có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền bất cứ lúc nào nhưng phải kèm theo các điều kiện khác nhau và phải báo trước cho bên kia một thời gian hợp lý. Tuy nhiên, thời gian hợp lý cụ thể là bao lâu thì chưa có hướng dẫn cụ thể. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến tranh chấp phát sinh. Bởi lẽ, chủ thể trong quan hệ ủy quyền không thể tự mình ước lượng và đưa ra thời gian cụ thể báo trước cho bên còn lại. Để quy định này không còn mang tính hình thức, cần phải xác định cụ thể thời gian báo trước đối với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

Mặt khác, BLDS năm 2015 đã quy định rõ điều khoản đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền. Tuy nhiên, tại Điều 51 Luật công chứng năm 2014 sửa đổi, bổ sung năm 2018 chỉ quy định công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch như sau: “Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó”. Như vậy, quy định trên không đề cập đến việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền đã công chứng mà chỉ đề cập về việc hai bên thỏa thuận sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng. Chính sự bất cập, không rõ ràng nêu trên đã dẫn đến không ít khó khăn cho Công chứng viên khi áp dụng trên thực tế. Công chứng viên thực hiện công chứng việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền của bên nhận ủy quyền hoặc bên ủy quyền, chỉ cần một trong hai bên xuất trình hợp đồng ủy quyền đã ký kết và chứng minh việc đã thông báo cho bên kia một khoảng thời gian hợp lý để thực hiện đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền. Mặt khác, các tổ chức công chứng chỉ chấp nhận việc chấm dứt hợp đồng ủy quyền khi cả hai bên đến tổ chức hành nghề công chứng đã ký kết hợp đồng ủy quyền để cùng ký vào văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

Hai là, liên quan đến vấn đề hợp đồng ủy quyền giả tạo.

Hợp đồng ủy quyền là một trong số các giao dịch có tính rủi ro cao, thường bị nhầm lẫn hay lạm dụng để che giấu một giao dịch khác. Các vụ lừa đảo cho vay tiền và thế chấp nhà cửa, đất đai thông qua hợp đồng chuyển nhượng có ủy quyền là biểu hiện của tình trạng lạm dụng hình thức này hay việc chuyển nhượng nhà cửa, đất đai nhưng lại được các bên thỏa thuận xác lập dưới dạng ủy quyền, khi giá thị trường có biến động mạnh thường dẫn đến tranh chấp. Việc làm của các bên thông qua xác lập hợp đồng ủy quyền đã che giấu bản chất thực của hợp đồng, làm mất đi tính tự nguyện của giao dịch, làm cho nội dung ủy quyền không phản ánh trung thực, khách quan. Từ đó, hợp đồng ủy quyền dần mất đi tính xác thực, dễ trở thành giao dịch bất hợp pháp.

Trên thực tế, khi tiến hành chuyển nhượng bất động sản, các bên thường sử dụng hợp đồng ủy quyền. Vì nhiều lý do như: Những bất động sản mà chưa đáp ứng đủ điều kiện để tiến hành việc mua bán. Các bên thỏa thuận lập hợp đồng ủy quyền nhằm che giấu giao dịch mua bán bất động sản. Theo đó, các bên sẽ tiến hành lập hai hợp đồng là hợp đồng mua bán bất động sản và hợp đồng ủy quyền. Nội dung hợp đồng mua bán bất động sản sẽ nêu rõ đặc điểm bất động sản, giá cả, phương thức thanh toán, đặt cọc, quyền và nghĩa vụ của các bên... Tuy nhiên, hợp đồng này sẽ không được công chứng, chứng thực theo quy định, thay vào đó, để hợp pháp hóa việc chuyển giao bất động sản, các bên lập thêm hợp đồng ủy quyền, trong đó, bên bán (bên ủy quyền) ủy quyền cho bên mua (bên được ủy quyền) toàn quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạt bất động sản. Hợp đồng ủy quyền này sẽ giúp các bên chuyển giao “quyền sở hữu” từ bên bán (bên ủy quyền) sang bên mua (bên được ủy quyền). Bên được ủy quyền sẽ hưởng mọi quyền của một chủ sở hữu tài sản theo pháp luật Việt Nam (quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạt tài sản). Để bảo đảm tính xác thực của hợp đồng, hai bên tiến hành công chứng hợp đồng ủy quyền tại các tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi hoàn thành mọi thủ tục về mặt pháp lý đối với hợp đồng ủy quyền nói trên, các bên yên tâm về tính pháp lý vì tổ chức hành nghề công chứng đã xác thực việc hưởng mọi quyền của một chủ sở hữu bất động sản đối với bên được ủy quyền. Tuy nhiên, các bên không thể lường trước được hết những rủi ro khi sử dụng hợp đồng ủy quyền nhằm che giấu hợp đồng mua bán thật.

Chẳng hạn, việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất bằng hợp đồng uỷ quyền sẽ không có hiệu lực pháp luật, bởi chỉ khi nào hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được đăng ký tại cơ quan đăng ký đất đai thì việc chuyển nhượng mới có hiệu lực. Để tiến hành đăng ký vào sổ địa chính, thì cần có hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã công chứng. Như vậy, hợp đồng ủy quyền đương nhiên không phải là hình thức chuyển nhượng quyền sử dụng đất từ người này sang người khác, mà người được ủy quyền chỉ nhân danh người ủy quyền để thực hiện các giao dịch như mua, bán, tặng, cho, cầm cố, thế chấp. Do đó, hợp đồng ủy quyền không làm phát sinh đầy đủ giá trị pháp lý khi một người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất từ người khác. Đồng thời, khi giá đất lên cao, bên ủy quyền có thể dễ dàng đổi ý thì rất dễ xảy ra tình trạng bên ủy quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố hợp đồng vô hiệu vì bản chất của hợp đồng ủy quyền nhằm che đậy việc chuyển quyền sử dụng nhà đất. Vì vậy, không thể chứng minh hiệu lực của việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất trong trường hợp này.

Mặt dù, hợp đồng ủy quyền luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhưng khi các chủ thể yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền thì Công chứng viên không có quyền từ chối vì người có tài sản có toàn quyền yêu cầu ký loại hợp đồng ủy quyền này. Nếu Công chứng viên từ chối sẽ vi phạm vào những việc Công chứng viên không được làm trong quan hệ với người yêu cầu công chứng quy định tại Điều 9 Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư pháp ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và bị xử lý vi phạm theo Điều 71 Luật công chứng năm 2014 sửa đổi, bổ sung năm 2018. Thực tế, khi xảy ra tranh chấp (bên được ủy quyền đã bán mất tài sản được ủy quyền) thì bên ủy quyền thường khai báo với cơ quan có thẩm quyền là không biết nội dung và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền, không được Công chứng viên giải thích.

Ba là, về hợp đồng ủy quyền chấm dứt khi một trong các bên trong hợp đồng ủy quyền chết.

Quy định về trường hợp một trong các bên giao kết hợp đồng ủy quyền chết thì hợp đồng ủy quyền chấm dứt. Quy định này chưa giải quyết triệt để vấn đề và bảo vệ quyền lợi của các bên. Trường hợp các bên không thể biết được bên kia đã chết nếu không có sự thông báo của người khác hoặc trường hợp một bên đã biết bên còn lại đã chết nhưng muốn giấu để tiếp tục thực hiện xong công việc như ủy quyền (đặc biệt là ủy quyền liên quan đến bất động sản). Bên cạnh đó, cũng chưa có quy định nào đề cập vấn đề khi một trong các bên trong hợp đồng ủy quyền chết thì bên kia phải có cách xử lý như thế nào để bảo vệ được quyền lợi của các bên trong quan hệ ủy quyền.

Ngoài ra, khi bên được ủy quyền đến tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện các công việc được ủy quyền thì Công chứng viên khó có thể xác định được bên ủy quyền còn sống hay đã chết. Nếu Công chứng viên yêu cầu chứng minh sẽ gây hiểu lầm là làm khó dễ cho bên được ủy quyền khi thực hiện công việc được ủy quyền, trường hợp không yêu cầu cung cấp thì Công chứng viên không có cơ sở công chứng hợp đồng giao dịch liên quan đến hợp đồng ủy quyền cho bên được ủy quyền tiếp tục thực hiện nội dung công việc được ủy quyền.

Bốn là, khó khăn cho Công chứng viên khi xác định giấy tờ thật, giả.

Hiện nay, việc sử dụng công nghệ cao trong in ấn với các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ đều được làm giả một cách rất tinh vi. Những trường hợp giấy tờ giả được làm bằng phôi thật, chữ ký và con dấu giả nhưng thông tin trong giấy tờ hoàn toàn trùng hợp với thông tin giao dịch trước đó (ví dụ một giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng làm giả thành 03 bản, thông tin hoàn toàn trùng khớp với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thật và được mang đi giao dịch nhiều nơi).

Hiện tượng làm giả giấy tờ tác động xấu đến việc bảo đảm an toàn pháp lý trong giao dịch dân sự, giải quyết thủ tục hành chính, thiệt hại về vật chất cho người dân. Không ít đối tượng thuê người mạo danh chủ sở hữu của một số loại tài sản có giá trị để giao dịch mua bán nhằm “qua mặt” Công chứng viên. Với các thủ đoạn khác nhau được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, nhiều đối tượng đã lừa đảo, chiếm đoạt của các tổ chức, cá nhân số tiền hàng tỉ đồng. Ngoài thiệt hại về vật chất, các hành vi này còn ảnh hưởng đến uy tín của các tổ chức hành nghề công chứng.

Ví dụ: Năm 2016, bà Vương Thị H đăng báo bán thửa đất ở quận 2, thành phố H. Lần đầu, M đến gặp bà H hỏi mua đất và yêu cầu xem bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Sau đó, M cùng hai người khác quay lại gặp bà H và đánh tráo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả đã chuẩn bị sẵn để lấy bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thật. Tiếp đó, M đưa giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho D thuê người đóng giả bà H, còn T đóng giả chồng bà H để ra công chứng ủy quyền bán đất. Công chứng viên thuộc Văn phòng công chứng P công chứng hợp đồng ủy quyền cho N được toàn quyền quyết định đối với thửa đất của vợ chồng bà H. Sau khi sang tên xong, thửa đất này được các đối tượng làm giả bán lại cho người khác giá 7,5 tỉ đồng. Tháng 10/2019, Tòa án nhân dân thành phố H xét xử sơ thẩm đã phạt bị cáo D 13 năm tù, T 07 năm tù về Tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản, buộc cả hai bị cáo liên đới bồi thường cho người bị hại hơn 4,9 tỉ đồng. Nếu hai bị cáo không có khả năng bồi thường thì Văn phòng công chứng P, nơi công chứng hợp đồng ủy quyền phải có nghĩa vụ bồi thường thay.

Do các loại giấy tờ được làm giả bằng phương pháp tinh vi nên Công chứng viên không thể nhận biết được. Để xác định thật, giả ngoài việc phải trang bị phương tiện, máy móc hiện đại, cần phải có mẫu phẩm để đối chiếu, so sánh và mất nhiều thời gian. Hiện nay công nghệ làm giả giấy tờ đạt đến mức tinh xảo, trong khi Công chứng viên bằng kinh nghiệm và mắt thường kiểm tra các giấy tờ rất khó phát hiện.

Như vậy, hợp đồng ủy quyền không chỉ mang đến rủi ro cho các chủ thể tham gia hợp đồng, mà còn đem lại không ít rủi ro cho Công chứng viên khi tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch nói chung và hợp đồng ủy quyền nói riêng khi đứng trước những hành vi, thủ đoạn lừa đảo tinh vi.

2. Giải pháp, kiến nghị hoàn thiện

1. Cần hoàn thiện quy định về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

Để các quy định về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền của BLDS năm 2015 được hiện thực hóa, cần có sự điều chỉnh để thống nhất giữa các quy định của luật chung và luật chuyên ngành là Luật công chứng năm 2014 sửa đổi, bổ sung năm 2018. Cụ thể, Luật công chứng năm 2014 cần nêu rõ về việc một trong hai bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền đã công chứng và phải đáp ứng các điều kiện tương tự như quy định tại Điều 569 BLDS năm 2015. Tuy nhiên, cần quy định rõ nếu bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền phải thông báo cho bên được ủy quyền hoặc bên ủy quyền trước 03 ngày làm việc. Bên cạnh đó, nội dung hợp đồng ủy quyền cần có các quy định cụ thể về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền và trách nhiệm của các bên để từ đó hạn chế được việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

2. Xây dựng cơ sở pháp lý để hạn chế hợp đồng ủy quyền giả tạo.

Để hạn chế tình trạng giao kết hợp đồng ủy quyền giả tạo trên thực tế, cần bổ sung những quy định mới về nghĩa vụ, xác định rõ những công việc và phạm vi ủy quyền cụ thể trong nội dung hợp đồng khi giao kết hợp đồng ủy quyền. Trường hợp có cơ sở xác định việc các bên sử dụng hợp đồng ủy quyền để che giấu một giao dịch khác thì phải có chế tài áp dụng và có các quy định hạn chế công chứng những trường hợp nêu trên tại các tổ chức hành nghề công chứng, nhằm hạn chế việc xác lập hợp đồng ủy quyền giả tạo vào trong các văn bản quy phạm pháp luật để có cơ sở áp dụng và có giá trị pháp lý cao, tạo điều kiện thuận lợi cho Công chứng viên khi tiến hành công chứng hợp đồng ủy quyền.

Đồng thời, trước khi các bên ký kết hợp đồng ủy quyền, Công chứng viên cần giải thích rõ nội dung, hậu quả pháp lý của hợp đồng ủy quyền cho các bên nghe và hiểu rõ, các bên cam kết tự chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật khi xảy ra tranh chấp và hoàn toàn tự nguyện ký vào hợp đồng ủy quyền.

3. Cần bổ sung thêm quy định để làm rõ trong trường hợp một trong các bên tham gia hợp đồng ủy quyền chết thì trách nhiệm của bên còn lại và những người liên quan sẽ như thế nào để có thể đảm bảo tốt nhất về quyền và lợi ích của các bên tham gia vào quan hệ ủy quyền. Về vấn đề này, để xác minh được bên ủy quyền còn sống hay đã chết, Công chứng viên cần bổ sung thông tin liên lạc của bên ủy quyền trong hợp đồng ủy quyền vào điều khoản quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền nội dung như sau: “Bên được ủy quyền thực hiện công việc theo ủy quyền và phải báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc thông qua số điện thoại của bên ủy quyền”. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro cho Công chứng viên khi xác minh bên ủy quyền còn sống hay đã chết; để việc xác minh thêm an toàn, khi bên được ủy quyền đến tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công việc được ủy quyền, Công chứng viên liên hệ với bên ủy quyền để xác nhận.

4. Trong việc xác định giấy tờ thật, giả.

Đối với trường hợp sử dụng giấy tờ giả, Công chứng viên cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trách nhiệm trong hành nghề công chứng. Ngoài việc kiểm tra các giấy tờ tùy thân, hồ sơ, quan sát thái độ của người yêu cầu công chứng… cần áp dụng chặt chẽ một số biện pháp nghiệp vụ như: Sử dụng máy soi, kính lúp để quan sát kỹ giấy tờ, kiểm tra, xác minh đối chiếu thông tin, kịp thời phát hiện việc giả mạo khi tiếp nhận hồ sơ.

Để ngăn chặn tình trạng giấy tờ giả trong hoạt động công chứng, các cơ quan quản lý tổ chức hành nghề công chứng, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cần thường xuyên phối hợp với cơ quan có kỹ năng nghiệp vụ về phân biệt giấy tờ giả, tổ chức tập huấn nâng cao trình độ cho Công chứng viên. Các tổ chức hành nghề công chứng cũng cần áp dụng công nghệ thông tin, công nghệ cao trong hoạt động công chứng. Bên cạnh đó, cần xây dựng cơ chế phối hợp chuyên môn giữa tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan có thẩm quyền trong việc trình báo, tố giác, cung cấp tài liệu, tạm giữ giấy tờ của người vi phạm.

Ngoài ra, Nhà nước cần hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương, cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc; thực hiện việc cập nhật, kết nối, chia sẻ các dữ liệu có liên quan đến hoạt động công chứng. Đây là giải pháp lâu dài để giải quyết tình trạng sử dụng giấy tờ giả để công chứng.