Van ban nganh
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỐI CAO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-*- ************************
Số: 42 /TB -VP Hà nội, ngày 01 tháng 7 năm 1993
THÔNG BÁO
VỀ VIỆC THỰC HIỆN THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ
TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI - ĐẾN.
*****
Để chuẩn bị tổng kết công tác văn thư - lưu trữ toàn ngành kiểm sát theo chủ trương của lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao thông báo một số nét về tình hình thực tiễn công tác văn thư- lưu trữ trong ngành, những thiếu sót cần khắc phục và những kinh nghiệm bước đầu, để dần từng bước đưa công tác văn thư - lưu trữ trong ngành vào nền nếp.
Thời gian qua, công tác tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi, công văn đến và thực hiện thể thức văn bản đã được Viện kiểm sát các cấp và các đơn vị trực thuộc Viện tối cao quan tâm khá hơn trước. Tuy nhiên, qua việc tiếp nhận công văn do các Viện kiểm sát địa phương gửi đến, thông qua kiểm tra thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại một số Viện kiểm sát tỉnh, thành và qua đăng ký chuyển giao công văn đi của các đơn vị trực thuộc Viện tối cao, chúng tôi thấy công tác văn thư trong toàn ngành có một số nét chính cần quan tâm sau đây:
1/ Về thể thức văn bản:
Nhìn chung khi ban hành văn bản đa số Viện kiểm sát các cấp và các đơn vị trực thuộc Viện tối cao thực hiện tương đối đúng và đầy đủ các qui định của Nhà nước, của ngành về thể thức văn bản. Tuy nhiên, vì thiếu kiểm tra chặt chẽ và đặc biệt là thiếu sự quan tâm của chính người dự thảo văn bản và người ký ban hành văn bản, nên những qui định của Nhà nước, của ngành về thể thức văn bản thực hiện chưa đúng, chưa đầy đủ. Một số văn bản không số, không ký hiệu, không đề ngày tháng, không có nơi nhận, thậm chí không có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc không đóng dấu của cơ quan vẫn được ban hành.
Theo qui định hiện hành của Nhà nước, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm những yêu tố sau:
- Quốc hiệu (tiêu ngữ - tiêu đề văn bản);
- Địa danh ngày tháng ban hành văn bản;
- Cơ quan (tác giả) ban hành;
- Số và ký hiệu của văn bản;
- Cơ quan (cá nhân) nhận văn bản;
- Tên loại văn bản;
- Trích yếu nội dung;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Con dấu hợp lệ.
Về ký hiệu văn bản, theo Điều 5 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP, ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ, và điểm 5 văn bản số 34/VP ngày 13-3-1989 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về thể thức văn kiện công vụ, được tạo thành bởi chữ viết tắt của mỗi loại văn bản và tên của đơn vị làm ra văn bản đó. Ví dụ: Văn phòng ban hành công văn ghi ký hiệu: số 16/VP; phòng kiểm sát điều tra án kinh tế ban hành công văn ghi ký hiệu: số 189/KSĐT-KT.
Những văn bản qui định trên, Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã sao lục gửi Viện kiểm sát tỉnh, thành và các đơn vị trực thuộc Viện tối cao để nghiên cứu vận dụng. Song, đến nay một số văn bản tuy đã có ký hiệu nhưng chưa đúng qui định và không nhất quán. Cùng một đơn vị soạn thảo ban hành văn bản nhưng có văn bản ghi ký hiệu đơn vị bằng số, có văn bản ghi nhóm chữ viết tắt.
Tên loại và trích yếu văn bản là tên gọi của văn bản và phần tóm tắt nội dung chính của văn bản. Phần này phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung chủ yếu của văn bản.
Các văn bản đều phải được xác định tên loại khi soạn thảo. Trừ công văn là thuật ngữ chung được dùng để chỉ các văn bản giao dịch không đòi hỏi phải ghi tên loại văn bản (chỉ ghi trích yếu nội dung), còn các tên laọi khác đều phải ghi rõ trên đầu văn bản (dưới ngày tháng và địa danh). Cùng với tên loại văn bản là trích yếu nội dung.
Nhìn chung khi ban hành văn bản Viện kiểm sát các cấp và các đơn vị trực thuộc Viện tối cao thực hiện tương đối đúng trong việc xác định tên loại văn bản và trích yếu nội dung. Tuy nhiên, tình trạng công văn không trích yếu hoặc có trích yếu nhưng không phản ánh đúng nội dung chủ yếu của văn bản. Trong khi đó có văn bản ghi thừa trích yếu (vừa ghi trích yếu cùng tên loại và vừa ghi trích yếu nội dung).
Về thể thức đề ký và thẩm quyền ký văn bản thực hiện không thống nhất, cùng một đơn vị chủ quản khi ban hành văn bản cùng một thể loại, cùng một người ký nhưng thể thức đề ký khác nhau (có văn bản đề chức danh người ký trước, tên đơn vị chủ quản sau và ngược lại; có văn bản đề ký là thừa lệnh, có văn bản ghi chức danh quản lý, có văn bản ký chức danh pháp lý (Kiểm sát viên), nhất là văn bản hoạt động thực hành quyền công tố theo qui định của pháp luật tố tụng hình sự, pháp luật tố tụng dân sự (ký thừa uỷ quyền, thừa lệnh, chức danh pháp lý (Kiểm sát viên).
Chữ ký trong văn bản cùng với con dấu cơ quan nhằm đảm bảo tính pháp lý của văn bản. Người ký văn bản phải có quyền hạn thay mặt cơ quan chịu trách nhiệm về những vấn đề thuộc nội dung văn bản đề cập đến. Điều 5 của bản "Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ" đã qui định chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền mới được quyền ký văn bản. Điều 7 Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân ban hành ngày 10-10-1992 và Điều 7 Pháp lệnh Kiểm sát viên qui định: "Các Kiểm sát viên làm nhiệm vụ theo sự phân công của Viện trưởng cấp mình". Trên cơ sở đó để phân biệt đề ký "thừa uỷ quyền", "thừa lệnh" đối với văn bản khi được Viện trưởng uỷ quyền, uỷ nhiệm và ký chức danh "Kiểm sát viên", đối với văn bản làm nhiệm vụ theo sự phân công. Cùng với chữ ký phải ghi rõ chức vụ, họ tên của người ký.
Nếu dưới một cấp, nhưng được ký văn bản của cơ quan thì phải ký thừa lệnh. Thông thường cấp dưới chỉ ký các văn bản trao đổi không quan trọng hoặc những văn bản có tính chuyên môn đặc thù.
Việc xác định tính chất, mức độ mật, khẩn khi ban hành văn bản cũng như thực hiện các chế độ, qui định trong quản lý tài liệu mật hiện hành; chế độ lưu giữ, quản lý... chưa được thực hiện nghiêm chỉnh chặt chẽ theo đúng qui định về chế độ lưu giữ, quản lý tài liệu mật của Nhà nước, của ngành.
Theo qui định của Nhà nước, của ngành: Việc đóng dấu chỉ mức độ "mật", "khẩn" do thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền ký văn bản quyết định. Người soạn thảo, người được giao quản lý hoặc sử dụng có trách nhiệm đề xuất để thủ trưởng cơ quan, đơn vị xác định độ mật đối với tài liệu thuộc phạm vi bí mật Nhà nước thuộc quyền. Qua kiểm tra một số Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố và Viện kiểm sát cấp huyện thấy, hầu hết các đơn vị không có dấu xác định mức độ "mật", mức độ "khẩn" của văn bản đã ban hành.
Tóm lại, thể thức văn bản không chỉ là những yếu tố mang ý nghĩa thông tin và các ý nghĩa về nội dung; liên quan đến giá trị văn bản. Thể thức đúng không những làm cho văn bản được sử dụng có hiệu quả trong hoạt động hiện hành của cơ quan mà nó còn làm cho các văn bản có giá trị bền vững về sau. Do vậy, không thể xem thường việc đảm bảo thể thức khi soạn thảo và ban hành văn bản.
2/ Về tổ chức quản lý công văn đến:
Theo qui định của Nhà nước, của ngành thì tất cả công văn đến cơ quan bằng bất cứ phương tiện nào đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan vào sổ. Văn thư bóc bì (trừ công văn hoặc đơn thư gửi đích danh cho các đồng chí lãnh đạo Viện, cá nhân cán bộ trong cơ quan), vào sổ công văn chung cho cơ quan. Những công văn "khẩn", "hoả tốc" cần bóc trước.
Qua kiểm tra thực tế công tác văn thư ở một số Viện kiểm sát địa phương thấy việc tổ chức quản lý và giải quyết công văn đến không nhất quán. Có địa phương công văn đến không được tổ chức xử lý tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư cơ quan mà do Chánh văn phòng trực tiếp bóc bì, thậm chí có Viện kiểm sát tỉnh chỉ đồng chí Viện trưởng mới được quyền bóc bì công văn đến.
Qua hoạt động công tác văn thư giúp lãnh đạo Viện, đơn vị kiểm tra, đôn đốc theo dõi việc giải quyết công văn đến chưa được quan tâm thường xuyên, nền nếp. Vì vậy việc nhầm, lẫn thất thoát hồ sơ tài liệu không hay biết. Năm 1992 có địa phương để quên trong tủ 5 hồ sơ án trong thời gian khá dài hoặc chuyển nhầm hồ sơ tài liệu của đơn vị này sang đơn vị khác, nhưng không được các đơn vị xem xét để trả lại kịp thời, gây ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết công việc chung của cơ quan, đơn vị.
Việc đăng ký vào sổ chuyển giao công văn, ký nhận công văn thực hiện chưa nền nếp. Có nơi khi giao nhận hồ sơ án không có ký nhận, khi phát hiện mất 5 hồ sơ án khó cho việc truy cứu trách nhiệm. ở một vài nơi công văn gửi đích danh cán bộ trong cơ quan văn thư không đăng ký vào sổ chuyển bì mà chuyển thắng tới cá nhân đơn vị.
3/ Về tổ chức quản lý giải quyết công tác đi:
Việc đăng ký, ghi số công văn, đóng dấu cơ quan... ở một số Viện kiểm sát tỉnh, thành thực hiện chưa đúng qui định. Có địa phương công văn đi của phòng, bộ phận nghiệp vụ nào do cán bộ đơn vị đó tự đăng ký vào sổ, tự đóng dấu cơ quan, vào bì công văn rồi mới chuyển qua văn thư cơ quan ghi số bì gửi đi bưu điện, văn thư không lưu công văn đi. Như vậy trái với qui định hiện hành của Nhà nước.
Trước khi đăng ký vào sổ công văn đi, cán bộ văn thư chưa dành thời gian thoả đáng soát xét các thành phần, thể thức văn bản xem đã đầy đủ, hợp lệ chưa: Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với Chánh Văn phòng hoặc lãnh đạo đơn vị thảo văn bản bổ khuyết. Do đó tình trạng công văn không đúng thể thức (không số, không chữ ký, không dấu cơ quan...) vẫn được chuyển ra ngoài cơ quan.
Về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 56/CP ngày 17-3-1966 qui định: "các con dấu của cơ quan phải giao cho một người trong bộ phận văn thư bảo quản và đóng dấu, nếu người này đi vắng lâu, phải giao lại con dấu cho người, do thủ trưởng (hoặc Chánh Văn phòng) cơ quan chỉ định". Điểm 8 văn bản số 34/VP ngày 13-3-1989 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao hướng dẫn về thể thức văn kiện công vụ qui định: "Người giữ con dấu phải tự tay đóng dấu vào công văn giấy tờ cần đóng dấu của cơ quan, không được cho ai mượn để tự đóng lấy.
Chỉ được đóng dấu vào công văn giấy tờ khi có chữ ký hợp lệ, tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi tên người và việc cụ thể".
Về nộp lưu công văn đi, sắp xếp để phục vụ, sử dụng công văn lưu: Việc nộp lưu công văn đi tuy đã được Viện kiểm sát các cấp và các đơn vị trực thuộc quan tâm, nhưng một số địa phương công văn đi của phòng, bộ phận nào do đơn vị đó giữ lưu mà chưa có nộp bản lưu công văn đi chung của cơ quan tại văn thư cơ quan. Việc phân loại công văn lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu lưu cũng chưa được sử dụng và quan tâm đúng mức. Việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc cũng chưa được Viện kiểm sát các cấp quan tâm thường xuyên, chặt chẽ.
Theo qui định hiện hành của Nhà nước thì tất cả công văn đi của cơ quan đều được lưu giữ ở bộ phận văn thư cơ quan, và đơn vị hay cá nhân soạn thảo ban hành văn bản để giám sát việc thi hành văn bản hoặc để làm tài liệu nghiên cứu về sau, để lập hồ sơ công việc. Điều 21 bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP, ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ qui định: "Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm".
Để khắc phục những thiếu sót tồn tại về công tác văn thư nêu trên, đề nghị Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành và các đơn vị trực thuộc Viện tối cao cần lưu ý thực hiện một số điểm sau:
1- Đảm bảo thực hiện đúng quy trình xây dựng và ban hành văn bản theo những qui định trong bản quy chế về thông tin, báo cáo, quản lý công tác trong ngành kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo quyết định 36/VP ngày 25-12 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân; pháp luật tố tụng hình sự, pháp luật hình sự; quy chế số 14/QC-V9 ngày 12-4-1993 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao qui định về chế độ làm việc của Viện trưởng, các Phó Viện trưởng và Uỷ ban kiểm sát Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quy chế công tác của các khâu nghiệp vụ kiểm sát...
2- Đảm bảo đúng thể thức văn bản được qui định tại Điều 4, 5 của bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lữu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ; từ điểm 1 đến điểm 7 của văn bản số 34/VP ngày 13-3-1989 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao hướng dẫn về thể thức văn kiện công vụ.
3- Quản lý chặt chẽ công văn đi, công văn đến, văn bản nội bộ, tăng cường kiểm tra, đôn đốc theo dõi việc giải quyết công văn đến, thống nhất các mẫu sổ sách đăng ký, giữ đủ bản lưu công văn đi ở bộ phận văn thư cơ quan đơn vị. Sắp xếp bảo quản đầy đủ để phục vụ kịp thời các yêu cầu sử dụng của cơ quan.
4- Thực hiện đúng qui định về bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật nghiệp vụ trong ngành kiểm sát nhân dân theo đúng qui định của Pháp lệnh "Bảo vệ bí mật Nhà nước" ngày 28-10-1991, Nghị định số 84/HĐBT ngày 9-3-1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước", Thông tư số 06-TT/BNV ngày 28-8-1992 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định 84/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) qui định về thủ tục hành chính trong việc gửi công văn tài liệu mật, Quy chế 01/VKSTC ngày 15-6-1989 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc gìn giữ bí mật Nhà nước, bí mật nghiệp vụ trong ngành kiểm sát nhân dân.
Nhận được thông báo này các Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh sao lục gửi tới Viện kiểm sát cấp huyện để cùng vận dụng thực hiện./.
VĂN PHÒNG
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
Đã ký: Phạm Đức Hạnh