Van ban nganh
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỐI CAO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-*- ************************
Số: 84 /TB-VKSTC-VP Hà nội, ngày 30 tháng 8 năm 2002
THÔNG BÁO
VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI CƠ QUAN VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
*****
Từ năm 1993 đến nay, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã ban hành nhiều văn bản để cụ thể hoá các qui định của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt động thực tiễn của ngành kiểm sát nhân dân như: quyết định số 24/QĐ ngày 6-8-1993 về việc qui định lập hồ sơ kiểm sát án hình sự, quyết định số 39/QĐ-VP ngày 28-9-1995 về việc áp dụng hình thức văn thư hỗn hợp tại cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao, quyết định số 46/QĐ-VKSTC ngày 11-11-1996 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành kiểm sát nhân dân, quyết định số 67/QĐ-VKSTC ngày 24-9-1996 ban hành bản danh mục tài liệu hồ sơ để bảo quản lưu trữ trong ngành kiểm sát nhân dân v.v... Những văn bản trên góp phần tăng cường quản lý và nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố. Qua thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở Viện kiểm sát nhân dân các cấp cho thấy: Công tác văn thư - lưu trữ ở các Viện kiểm sát địa phương và các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã có những kết quả nhất định trong việc phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp và của các đơn vị trực thuộc.
Tuy nhiên, công tác văn thư - lưu trữ còn có những khuyết điểm, yếu kém cần được khắc phục như: Việc tiếp nhận, đăng ký và quản lý công văn đi - đến chưa đầy đủ, chặt chẽ, thiếu thống nhất; tài liệu còn để phân tán, chưa tập trung và chỉnh lý theo yêu cầu nghiệp vụ; việc xử lý công văn đi đến nhiều trường hợp không kịp thời; việc lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu và các sổ sách nghiệp vụ chưa được tiến hành đúng qui định; do đó việc tra tìm khai thác tài liệu đi đến gặp khó khăn. Công tác đăng ký quản lý công văn, tài liệu của một số đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao chưa được thực hiện nghiêm chỉnh. Gần đây, phát hiện nhiều tài liệu, sổ sách công tác quan trọng bị thất lạc, có một số tài liệu mật bị lọt ra ngoài. Trong khi đó nhiều tài liệu do bên ngoài gửi đến cơ quan lại không qua văn thư cơ quan tiếp nhận. Tình hình trên đã ảnh hưởng nhất định đến chất lượng, hiệu quả công tác khai thác nghiên cứu tài liệu, chưa phục vụ kịp thời yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Viện. Nguyên nhân của những yếu kém trên là do công tác văn thư bị buông lỏng, các cấp lãnh đạo chưa có sự quan tâm, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên; trách nhiệm của một số cán bộ làm công tác văn thư hành chính của các đơn vị chưa cao...
Để đưa công tác văn thư - lưu trữ đi vào nền nếp và tăng cường hơn nữa việc quản lý chặt chẽ hồ sơ tài liệu, lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo các cán bộ, công chức trong đơn vị mình thực hiện đúng các yêu cầu về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ như sau:
1/ Về công tác văn thư:
Yêu cầu các đơn vị phải thực hiện theo đúng như qui định về công tác văn thư trong ngành kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo quyết định số 90/2001/QĐ-VKSTC ngày 01-11-2001 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, song cần lưu ý một số điểm sau đây:
1.1- Tất cả công văn đi và công văn đến đều phải đăng ký vào sổ ở bộ phận văn thư cơ quan trước khi chuyển giao. (Trừ các trường hợp theo qui định của lãnh đạo Viện giao cho các đơn vị trực tiếp quản lý, đăng ký). Công văn đi và công văn đến thuộc ngày nào đều phải vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày ấy. Những công văn "khẩn" và "hoả tốc" phải chuyển ngay để giải quyết kịp thời.
Các đơn vị trực thuộc (Cục, Vụ, Viện...), Phòng tổng hợp (thuộc Văn phòng) và thư ký lãnh đạo Viện lập sổ đăng ký công văn đi - đến của đơn vị mình để quản lý, theo dõi, tra tìm khi cần thiết.
Sổ ghi công văn đi - đến khi dùng hết thay sổ mới hoặc hết năm thay sổ đều phải được bảo quản, lưu trữ lâu dài để tra cứu khi cần thiết.
1.2- Tất cả văn bản, hồ sơ tài liệu gửi đến cơ quan do Bưu điện, giao thông cơ quan chuyển đến, do trực tiếp nhận ở các cơ quan khác hoặc nhận tại các hội nghị (bao gồm cả bì ghi tên các đồng chí lãnh đạo Viện, lãnh đạo các đơn vị, cá nhân cán bộ cơ quan) đều do bộ phận văn thư cơ quan (Hành chính) thống nhất tiếp nhận, đăng ký vào sổ công văn đến. Những văn bản đến không qua văn thư đăng ký thì các đơn vị và cá nhân không được tiếp nhận.
Những văn bản, tài liệu phục vụ trực tiếp cho các cuộc kiểm tra, kiểm sát, sau khi tiếp nhận để làm việc, khi kết thúc đợt kiểm tra phải được đăng ký vào sổ công văn đến ở văn thư đơn vị. Cán bộ phụ trách hoặc cán bộ được phân công làm thư ký trong các cuộc kiểm tra, kiểm sát có trách nhiệm thu thập công văn, tài liệu và lập hồ sơ công việc đó. Sau khi kết thúc công việc, hồ sơ phải được lập và giao nộp cho văn thư đơn vị để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo qui định.
Đối với các loại văn bản, tài liệu gửi qua hệ thống Cơ yếu do bộ phận cơ yếu đảm nhận việc chuyển và giao nhận tài liệu; cá nhân được giao nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý thì có trách nhiệm quản lý văn bản này.
1.3- Đối với bì công văn khẩn, thượng khẩn, hoả tốc và mời họp (có hẹn ngày, giờ) gửi đến cơ quan vào các ngày nghỉ (thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, tết...), bộ phận thường trực có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký vào sổ nhật ký ca trực (tên cơ quan gửi, số, ký hiệu công văn, tên người nhận) rồi chuyển giao cho đồng chí trưởng ca trực nghiệp vụ để xem xét, xử lý. Nếu công văn ngoài bì ghi rõ tên các đồng chí lãnh đạo Viện thì đồng chí trưởng ca trực cử cán bộ cùng trực chuyển nguyên bì công văn đó đến nhà riêng lãnh đạo Viện có tên đó nhận.
Những bì công văn có dấu khẩn, thượng khẩn, hoả tốc gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký vào sổ nhật ký ca trực (tên cơ quan, số, ký hiệu công văn) rồi điện báo cho lãnh đạo Văn phòng biết để xử lý kịp thời.
Hết ca trực, nhân viên thường trực phải bàn giao cho ca sau biết những bì công văn mà mình đã nhận và đã chuyển giao hoặc chưa chuyển giao. Người trực ca sau phải có trách nhiệm thông báo lại cho văn thư Hành chính biết những bì công văn đến mà bộ phận thường trực đã nhận vào giờ làm việc của ngày làm việc đầu tuần hoặc đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo. Văn thư Hành chính đăng ký vào sổ công văn đến của cơ quan để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, tra tìm khi cần thiết.
1.4- Bộ phận văn thư Hành chính không được mở những bì công văn có dấu "riêng người có tên mở bì", công văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận. Công văn gửi Ban cán sự Đảng, Đảng uỷ cơ quan và các đoàn thể trong cơ quan, phải vào sổ theo bì và chuyển bì đó đến người có tên nhận.
- Các bì công văn có dấu khẩn, thượng khẩn, hoả tốc và mời họp phải mở ngay để xử lý kịp thời.
- Những công văn ngoài bì đề tên cơ quan, gửi lãnh đạo Viện nói chung thì bóc bì và vào sổ chi tiết.
- Những công văn ngoài bì đề gửi tên các đơn vị trực thuộc (Cục, Vụ, Viện...) văn thư đóng dấu đến dưới số, ký hiệu ghi trên bì công văn. Cán bộ văn thư Hành chính ghi đầy đủ những nội dung thiết yếu trên dấu đến và vào sổ chuyển bì rồi chuyển đến các đơn vị nghiệp vụ để bóc bì và vào sổ chi tiết. Những công văn hoặc bì công văn chuyển đến không đúng thẩm quyền thì hoàn lại ngay cho Văn phòng (bộ phận văn thư) sau khi xem xét nội dung.
- Đối với những công văn mà ngoài bì không ghi số công văn hoặc ngoài bì chỉ ghi một số công văn nhưng bên trong lại có nhiều công văn khác nhau thì đề nghị các đơn vị thông báo cho Văn phòng (văn thư) biết số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung công văn để văn thư vào số công văn đến của cơ quan tiện cho việc theo dõi và tra cứu khi cần thiết.
1.5- Tất cả các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến qua đường bưu điện, bộ phận văn thư Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại vào sổ ghi số lượng bì (kể cả bì đơn ghi gửi các đơn vị trực thuộc) nếu là bì đơn gửi bảo đảm, phát nhanh thì ghi số gửi bảo đảm, phát nhanh). Sau đó chuyển giao cho đơn vị kiểm sát xét khiếu tố hoặc chuyển giao cho các đồng chí lãnh đạo Viện hoặc cá nhân có trách nhiệm xem xét giải quyết (nếu là bì đơn gửi đích danh cán bộ, công chức cơ quan). Những đơn thư sau khi có ý kiến của lãnh đạo Viện, các đồng chí thư ký gửi lại cho đơn vị kiểm sát xét khiếu tố xử lý theo quy trình.
1.6- Việc giao nhận công văn đi - đến giữa văn thư Hành chính với văn thư các đơn vị trực thuộc và việc đăng ký, quản lý công văn đi - đến của các đơn vị thực hiện theo đúng qui định tại Điều 36 của bản qui định về công tác văn thư, ban hành kèm theo quyết định số 90/2001/QĐ-VKSTC ngày 01-11-2001 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
1.7- Các đồng chí thư ký lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhận công văn do văn thư Hành chính chuyển đến, đề xuất ý kiến xử lý và trình lãnh đạo Viện cho ý kiến giải quyết. Sau đó đăng ký vào sổ công văn đến và chuyển giao cho các đơn vị giải quyết. Đối với những văn bản thuộc trách nhiệm xem xét, giải quyết của lãnh đạo Viện hoặc các văn bản để nghiên cứu, tham khảo thì thư ký có trách nhiệm quản lý, lập hồ sơ công việc hay hồ sơ nguyên tắc và thực hiện việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn qui định.
Đối với các công văn đến, khi đã được Viện trưởng ghi chuyển giao cho Chánh Văn phòng để xử lý, thư ký Viện trưởng giao cho Văn thư Hành chính ký nhận, sau đó chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng (phụ trách Hành chính) xử lý theo ý kiến của Viện trưởng. Người nhận để giữ lưu phải ký vào sổ công văn của Văn thư.
1.8- Khi đồng chí Viện trưởng và các đồng chí Phó Viện trưởng đi công tác vắng, thư ký lãnh đạo Viện có trách nhiệm thông báo cho Văn phòng biết việc uỷ quyền của lãnh đạo Viện trong việc xử lý công văn đến để văn thư hành chính chuyển giao văn bản đến đúng đơn vị hoặc cá nhân được uỷ quyền xử lý kịp thời.
1.9- Các văn bản đến, khi chuyển giao từ đồng chí lãnh đạo Viện này sang các đồng chí lãnh đạo Viện khác, hoặc từ đơn vị này sang đơn vị khác trong cơ quan hay chuyển ra ngoài cơ quan đều do văn thư hành chính làm thủ tục chuyển tiếp. Việc giao nhận văn bản đều phải có ký nhận đầy đủ.
1.10- Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức giải quyết kịp thời các văn bản đến và phải chịu trách nhiệm về việc giải quyết văn bản đó.
Các cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo Viện, đơn vị giải quyết nhanh chóng, đúng thời hạn những công văn đến có nội dung công việc thuộc phạm vi mình phụ trách.
1.11- Căn cứ vào đặc thù, tính chất công việc và để phục vụ thuận lợi trong việc tra cứu khi cần thiết, sổ đăng ký công văn đến của cơ quan, gồm các loại sau:
a- Sổ đăng ký công văn đến trình đồng chí Viện trưởng.
b- Sổ đăng ký công văn đến gửi các đồng chí Phó Viện trưởng.
c- Sổ đăng ký công văn đến chuyển các đơn vị trực thuộc.
d- Sổ đăng ký công văn đến do các đồng chí thư ký lãnh đạo Viện đăng ký, quản lý theo dõi.
đ- Sổ đăng ký công văn đến do văn thư kiêm nhiệm các đơn vị đăng ký, quản lý.
Khi giao nhận văn bản phải có ký nhận đầy đủ và ghi rõ tên người nhận để dễ tra tìm khi cần thiết.
Các loại sổ đăng ký công văn đến, hồ sơ tài liệu đến, sổ đăng ký, thụ lý án... văn thư cơ quan, đơn vị được lưu giữ 02 năm tại đơn vị để phục vụ khai thác, tra cứu. Sau 02 năm phải giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan để lưu trữ lâu dài.
2/ Quản lý, xử lý công văn đi:
2.1- Công văn đi đảm bảo đúng thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản quản lý Nhà nước và văn bản chuyên môn nghiệp vụ theo qui định của pháp luật. Bộ phận giúp việc có trách nhiệm rà soát lại thể thức văn bản trước khi trình ký. Các văn bản của lãnh đạo Viện gửi đi thì đồng chí Chánh Văn phòng có trách nhiệm hoàn chỉnh về thể thức. Các văn bản do các đơn vị phát hành do đồng chí phụ trách tổng hợp của Vụ soát xét trước khi đăng ký phát hành.
2.2- Tất cả các văn bản chính thức của cơ quan gửi đi đều do văn thư Hành chính thống nhất đăng ký, cho số theo mẫu sổ qui định hoặc cập nhật vào máy vi tính những nội dung thông tin cần thiết đã được cài đặt trong máy.
2.3- Tất cả văn bản đi do cơ quan phát hành phải được lưu đầy đủ và sắp xếp theo trình tự nhất định thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu khi cần thiết.
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 3 bản chính, một bản lưu ở văn thư cơ quan (HC), một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân thảo văn bản để lập hồ sơ công việc, một bản lưu ở người ký văn bản. Bản thảo cuối cùng (bản gốc) những tài liệu quan trọng và các bản có bút tích của các đồng chí lãnh đạo Viện, lãnh đạo đơn vị được lưu giữ lại kèm theo hồ sơ công việc.
2.4- Người ký văn bản, căn cứ vào yêu cầu giải quyết công việc và mối quan hệ công tác mà quyết định nơi gửi văn bản đến những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thi hành hoặc cần biết.
Cán bộ văn thư căn cứ vào số lượng bản đã ghi ở nơi nhận để đăng ký số công văn và đóng dấu cơ quan nhưng không quá số lượng qui định.
2.5- Tuỳ theo tính chất mức độ khẩn và mức độ mật của từng văn bản, người ký văn bản quyết định sử dụng các dấu chỉ mức độ khẩn, mật cho hợp lý và phải đóng dấu vào văn bản trước khi ký.
3/ Công tác lưu trữ:
3.1- Tất cả cán bộ, công chức cơ quan trong quá trình làm việc có liên quan đến văn bản, tài liệu đều phải lập hồ sơ công việc mình làm và quản lý hồ sơ theo đúng qui định của Nhà nước và của cơ quan.
3.2- Hàng năm, phòng lưu trữ cơ quan và Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc tổ chức thu nhận hồ sơ tài liệu của các đơn vị trong phạm vi cơ quan, đơn vị quản lý đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan bảo đảm đúng thời hạn theo quyết định số 90/2001/QĐ-VKSTC.
3.3- Hồ sơ các vụ án xâm phạm an ninh quốc gia, đặc biệt nghiêm trọng, các vụ án tạm đình chỉ điều tra, các vụ án có quan điểm khác nhau giữa các cơ quan bảo vệ pháp luật đều phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn.
Đối với các hồ sơ vụ án tạm đình chỉ điều tra, nếu kèm theo trong hồ sơ có các tang vật chứng thì phải niêm phong và bảo quản riêng, nhưng phải ghi ở chứng từ kết thúc nơi bảo quản các tang vật chứng đó.
3.4- Những hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu, nếu Thủ trưởng đơn vị xét thấy cần giữ lại ở đơn vị để tiếp tục theo dõi công việc thì có thể được kéo dài kỳ hạn giao nộp cho lưu trữ cơ quan nhưng phải được sự đồng ý của lãnh đạo Viện phụ trách khối và thông báo cho Văn phòng biết (nhưng không được quá 2 năm).
3.5- Việc giao nộp hồ sơ tài liệu của các đơn vị giải thể, chia tách, sát nhập thực hiện theo quyết định số 91/2001/QĐ-VKSTC.
3.6- Cán bộ, công chức, Kiểm sát viên cơ quan khi nghỉ hưu, thôi việc, đi học dài hạn hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu, sổ tay công tác cho đơn vị mình công tác.
- Việc giao nộp tài liệu của cán bộ, công chức khi đi học dài hạn, chuyển công tác khác hoặc nghỉ chế độ thực hiện như sau:
- Đối với cán bộ, công chức thuộc các đơn vị trực thuộc khi đi học dài hạn, chuyển công tác khác hoặc nghỉ chế độ phải giao nộp hồ sơ, tài liệu do mình đảm nhiệm cho đơn vị theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị chủ quản trực tiếp. Khi giao nộp phải lập biên bản bàn giao có xác nhận của cá nhân và đơn vị chủ quản. Nếu khi giao nộp mà thiếu hồ sơ, tài liệu thì cần làm rõ lý do để có biện pháp giao nộp đầy đủ.
- Đối với các đồng chí lãnh đạo cấp Vụ khi đi học dài hạn, chuyển công tác khác, nghỉ chế độ đều phải giao nộp hồ sơ tài liệu, sổ công tác cho đồng chí lãnh đạo đơn vị có sự chứng kiến của cán bộ trong đơn vị. Khi giao nộp phải lập biên bản bàn giao có xác nhận của phòng lưu trữ cơ quan.
- Các đồng chí lãnh đạo Viện khi chuyển công tác khác (ngoài ngành) hoặc nghỉ chế độ có trách nhiệm giao nộp hồ sơ tài liệu, sổ tay công tác vào phòng lưu trữ cơ quan. Các đồng chí thư ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo Viện sắp xếp hồ sơ tài liệu, nộp hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ tài liệu và biên bản bàn giao có xác nhận của phòng lưu trữ cơ quan.
Khi chuyển công tác khác, các đồng chí lãnh đạo Viện có trách nhiệm bàn giao hồ sơ tài liệu mà mình đang nghiên cứu, giải quyết, quản lý cho các đồng chí được giao phụ trách công việc thay mình. Tài liệu bàn giao phải có mục lục thống kê đầy đủ, rõ ràng. Khi giao nhận phải lập biên bản bàn giao có xác nhận của lãnh đạo Văn phòng.
4/ Tổ chức quản lý văn bản nội bộ:
Những văn bản, sổ sách được ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ.
Việc ban hành và sử dụng văn bản nội bộ như các loại sổ đăng ký công văn đi, đến, sổ ghi biên bản họp Ban cán sự Đảng, Uỷ ban kiểm sát, giao ban lãnh đạo Viện, sổ duyệt án, sổ ghi biên bản, sổ công tác và sổ sách nghiệp vụ ... giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy công lệnh; các báo cáo tháng, 6 tháng, năm của các đơn vị trực thuộc v.v... phải tuân theo quyết định số 90/2001/QĐ/VKSTC.
Tổ chức quản lý và sử dụng các loại sổ sách nghiệp vụ, sổ công tác trong nội bộ cơ quan như sau:
4.1- Sổ tay công tác do Văn phòng in ấn đăng ký, phát hành, cấp phát tới các đồng chí lãnh đạo Viện, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và toàn thể cán bộ, công chức cơ quan dùng để ghi chép công việc của cơ quan, những vụ, việc thuộc phạm vi mình được phân công phụ trách. Những sổ, sách được tặng, cho không phải do Văn phòng phát hành thì không được ghi chép công việc của cơ quan.
- Việc giao, nhận, nộp sổ công tác phải được ký nhận chặt chẽ. Sổ được sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật của cơ quan.
- Hết sổ phải nộp vào lưu trữ cơ quan mới nhận sổ mới, hết năm nộp vào lưu trữ cơ quan để lưu trữ lâu dài.
4.2- Sổ ghi biên bản họp Ban cán sự Đảng, họp Uỷ ban kiểm sát, sổ giao ban của lãnh đạo Viện; sổ ghi biên bản cuộc họp lãnh đạo Viện, ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến và kết quả của một hội nghị, một cuộc họp, có xác nhận của người chủ toạ và thư ký.
- Sổ ghi biên bản họp Uỷ ban kiểm sát gồm có 2 loại: Một loại ghi biên bản các cuộc họp bàn về những chủ trương và quyết định của lãnh đạo Viện đối với những công việc quan trọng của cơ quan, của ngành; một loại ghi biên bản cuộc họp bàn về chủ trương, đường lối giải quyết án.
- Các loại sổ ghi biên bản hết sổ thay sổ mới hoặc hết năm thay sổ một lần và được bảo quản tại bộ phận giúp việc (thư ký Ban cán sự, nếu là sổ ghi biên bản của Ban cán sự) lãnh đạo Văn phòng (sổ ghi biên bản họp Uỷ ban kiểm sát, sổ giao ban).
- Định kỳ 5 năm một lần (theo nhiệm kỳ của Viện trưởng) các loại sổ ghi biên bản nêu trên nộp lưu vào phòng Lưu trữ cơ quan. Khi nộp lưu phải lập biên bản bàn giao có xác nhận của cá nhân nộp và đại diện lưu trữ cơ quan.
4.3- Sổ duyệt án, sổ ghi biên bản giao ban, các cuộc họp thường kỳ hay bất thường của lãnh đạo các đơn vị hoặc toàn thể đơn vị trực thuộc.
4.4- Sổ sách nghiệp vụ ban hành kèm theo quyết định số 62/QĐ/VKSTC ngày 6-7-2001 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao bao gồm 32 loại như: Sổ quản lý tin báo tội phạm, sổ giao nhận hồ sơ án, sổ thụ lý kiểm sát điều tra, sổ đăng ký lệnh, quyết định...
4.5- Sổ đăng ký công văn đi, sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký hồ sơ đi - đến; sổ chuyển giao đi bưu điện, chuyển trực tiếp, chuyển nội bộ và sổ đăng ký giấy giới thiệu, công lệnh, đi đường...
Các loại sổ sách nghiệp vụ nêu trên được bảo quản tại các đơn vị trực thuộc 02 năm, sau đó phải nộp vào Lưu trữ cơ quan để lưu trữ lâu dài, phục vụ khai thác, tra cứu khi cần thiết (theo qui định tại quyết định số 67/VTC ngày 24-9-1996 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành bản danh mục tài liệu, hồ sơ để bảo quản và lưu trữ trong ngành kiểm sát nhân dân).
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, chưa rõ, đề nghị các đơn vị trao đổi với lãnh đạo Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao để báo cáo lãnh đạo Viện giải quyết.
Viện kiểm sát quân sự Trung ương, Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố căn cứ vào thực tiễn và thông báo này để qui định công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp. Sau khi ban hành gửi Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Văn phòng) để nghiên cứu theo dõi./.
KT. VIỆN TRƯỞNG
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
PHÓ VIỆN TRƯỞNG
Đã ký: Dương Thanh Biểu