Hà ná»™i, ngày 22 tháng 6 năm 1994

               Kính gá»­i: - Đồng chí Viện trưởng VKSND tỉnh, TP

                                       - Đồng chí Thủ trưởng các Ä‘Æ¡n vị trá»±c thuá»™c

Công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ nghiệp vụ trong ngành kiểm sát nhân dân đã đạt được một số tiến bộ hơn các năm trước, song qua kiểm tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao thấy:

Tình trạng phổ biến hiện này là nhiều Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố, nhiều đơn vị trực thuộc chưa thực hiện đúng pháp lệnh về bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, nhiều Viện kiểm sát đã vi phạm Quy chế 01 Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành ngày 15-6-1989 về giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật nghiệp vụ trong Ngành kiểm sát nhân dân.

Quy chế 04/QĐ-V9 ngày 15-12-1989 về kỷ luật nghiệp vụ trong ngành thực hiện lỏng lẻo, dẫn đến tình trạng:

1- Hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý không chặt chẽ, ngay từ đơn vị chủ quản hồ sơ hiện hành cũng không biết còn lưu bao nhiều? mất bao nhiêu?

2- Việc nộp lưu hồ sơ hàng năm thực hiện rất tuỳ tiện. Có Viện kiểm sát nộp lưu thì lại thực hiện không đúng thủ tục (không chỉnh lý hồ sơ, không làm mục lục nộp lưu hồ sơ, không ghi biên bản bàn giao hồ sơ...) mà thường nộp theo bó, gói...

3- Không phân rõ trách nhiệm giữa người quản lý và đơn vị có hồ sơ... dẫn đếm tình trạng mất, còn không hay biết. Trong mấy tháng vừa qua phát hiện thấy ở một số Viện kiểm sát tỉnh, thành phố có tình trang bị mất tài liệu, hồ sơ, nghiêm trọng hơn còn xảy ra tình trạng cán bộ nghiệp vụ vào kho lưu trữ trộm hồ sơ nghiệp vụ để hợp thức hoá các việc làm sau trong công tác kiểm sát.

Viện kiểm sát nhân dân tối cao yêu cầu đồng chí Viện trưởng các Viện kiểm sát tỉnh, thành phố kiểm tra chấn chỉnh công tác quản lý hồ sơ lưu trữ trong đơn vị mình và báo cáo tình hình quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ về Viện kiểm sát nhân dân tối cao trước ngày 5-7-1994./.