Phông Lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là một bộ phận quan trọng trong thành phần Phông Lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Những Phông tài liệu này chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử và thực tiễn trên các lĩnh vực và các mặt hoạt động kiểm sát việc tuân theo pháp luật và thực hành quyền công tố ở địa phương trong phạm vi cả nước, sẽ được nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc UBND các tỉnh, thành để bảo quản và sử dụng (sau khi có ý kiến chỉ đạo của Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

Theo quy định của Nhà nước, các cơ quan khi nộp lưu tài liệu vào lưu trữ phải bảo đảm thực hiện các yêu cầu về nghiệp vụ. Do nhiều nguyên nhân, hồ sơ, tài liệu của Viện kiểm sát tỉnh, thành, quận, huyện thị trong phạm vi toàn ngành ở trong tình trạng lộn xộn, tồn đọng nhiều năm chưa được phân loại, sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ và sử dụng hồ sơ, tài liệu trong thực tế.

Để giúp cán bộ lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành thực hiện nội dung của công tác chỉnh lý một cách khoa học, thống nhất, nâng cao hiệu suất lao động, để giúp lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản, sử dụng và loại những hồ sơ, tài liệu hết giá trị đưa đi tiêu huỷ; Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành bản "Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ thuộc Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương".

Bản hướng dẫn này giúp cho cán bộ lưu trữ của Văn phòng Viện kiểm sát tỉnh, thành áp dụng tiến hành chỉnh lý hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Viện kiểm sát nhân dân tối cao đề nghị Viện kiểm sát các tỉnh, thành phố phổ biến văn bản này đến Viện kiểm sát quận, huyện, thị và các đơn vị nghiệp vụ thuộc phạm vi quản lý để tổ chức, thực hiện thống nhất trong toàn ngành.

Trong quá trình áp dụng nếu có gì vướng mắc đề nghị Viện kiểm sát các tỉnh thành phản ảnh về Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Văn phòng) để giải quyết./.

HƯỚNG DẪN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ 

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CÁC TỈNH VÀ THÀNH PHỐ 

TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG.

(BAN HÀNH KÈM THEO CÔNG VĂN SỐ 1780 NGÀY 26/8/1999 

CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO)

-------------------------

I. VẤN ĐỀ CHUNG.

1/ Viện kiểm sát nhân dân thực hiện chức năng kiểm sát việc tuân theo pháp luật, thực hành quyền công tố theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.

Các Viện kiểm sát nhân dân địa phương kiểm sát việc tuân theo pháp luật của các cơ quan chính quyền địa phương, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và công dân; thực hành quyền công tố ở địa phương.

Viện kiểm sát nhân dân do Viện trưởng lãnh đạo, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới chịu sự lãnh đạo của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp trên; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các địa phương, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự các cấp chịu sự lãnh đạo thống nhất của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Như vậy, căn cứ vào tính chất hoạt động, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành được hình thành theo hai khối tài liệu đó là :

+ Khối tài liệu tổng hợp (tài liệu quản lý Nhà nước).

+ Khối tài liệu về các vụ án.

2/ Đối với tài liệu quản lý Nhà nước của Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành được hình thành trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được Nhà nước quy định. Đây là thành phần tài liệu quan trọng nộp vào lưu trữ cơ quan, trung tâm lưu trữ thuộc UBND các tỉnh, thành phố; lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Đối với khối hồ sơ về các vụ án được lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan (trừ một số hồ sơ quan trọng, trọng điểm phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương thì nộp vào kho lưu trữ Nhà nước) để bảo quản và sử dụng.

3/ Phông lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành (sau đây gọi tắt là phông lưu trữ cơ quan) là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản ở lưu trữ.

4/ Điều kiện để xác định đơn vị hình thành phông lưu trữ :

- Có văn bản pháp quy thành lập cơ quan, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.

- Cơ quan có tổ chức biên chế riêng.

- Cơ quan có ngân sách độc lập, có đủ tư cách pháp nhân để giao dịch, thanh toán tài chính với các cơ quan khác.

- Cơ quan có văn thư, con dấu và địa chỉ làm việc.

5/ Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hoá khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý.

6/ Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại tác giả..., hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc một cá nhân. Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng.

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU.

1- Khảo sát :

Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một bộ phận phông, một phông hoặc nhiều phông lưu trữ phải khảo sát tài liệu cần đưa ra chỉnh lý. Mục đích khảo sát là để nắm được thời gian của tài liệu (thời gian bắt đầu có tài liệu và thời gian kết thúc của tài liệu), khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng tài liệu... để làm cơ sở viết các văn bản phục vụ chỉnh lý và tiến hành chỉnh lý.

2- Thu thập, bổ sung tài liệu :

Qua khảo sát tài liệu cần chỉnh lý của một bộ phận phông, một phông thấy tài liệu chưa đầy đủ thì phải tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu để đợt chỉnh lý đạt kết quả.

Cần căn cứ vào những yếu tố sau để thu thập, bổ sung tài liệu khi chỉnh lý :

- Mục đích yêu cầu của đợt chỉnh lý.

- Mốc thời gian thành lập, hoạt động, giải thể của cơ quan (được xem là mốc hình thành, sản sinh, kết thúc của tài liệu).

Đối với các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố phía Nam (mốc thời gian được thành lập) căn cứ vào Điều 16, 17 và Điều 20 Sắc lệnh số 01-SL/76 ngày 15/3/1976 của Hội đồng Chính phủ cách mạng lâm thời quy định tổ chức Toà án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân các cấp; Nghị định số 09/BTP/NĐ ngày 23/4/1976 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Chánh phủ cách mạng lâm thời về việc thành lập các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW (21 Viện kiểm sát phía Nam).

Chú ý: Giới hạn phông của 1 cơ quan tính từ khi thành lập cho đến khi giải thể hoặc hợp nhất cơ quan đó.

Ví dụ: Hai Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hà Đông và Sơn Tây cũ hợp nhất thành Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hà Tây hiện nay, thì hồ sơ tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hà Đông là một phông; Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Sơn Tây là một phông và Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hà Tây hiện nay là một phông riêng.

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của các đơn vị trực thuộc và nhiệm vụ của các cán bộ phần hành.

- Sổ đăng ký công văn đi, sổ phân phối công văn trong cơ quan.

- Sổ thụ lý thuộc các khâu nghiệp vụ.

- Các biên bản giao nộp tài liệu của các phông, các đơn vị, các cá nhân vào lưu trữ cơ quan (nếu có).

3- Viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông :

- Đối với phông lưu trữ của Viện kiểm sát tỉnh, thành được đưa ra chỉnh lý lần đầu tiên nhất thiết phải viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (lịch sử đơn vị hình thành phông, đối với các Viện kiểm sát phía Bắc được thành lập từ 26/7/1960 - các tỉnh phía Nam 23/4/1976).

- Đối với một phông lưu trữ, tài liệu được đưa ra chỉnh lý đợt thứ hai hoặc chỉnh lý tiếp tục thường xuyên thì không phải viết lại bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông mà chỉ cần bổ sung thêm vào đó những thông tin mới có liên quan (nếu có).

- Khi viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông nên tham khảo những tài liệu sau :

+ Các văn bản pháp quy của cấp có thẩm quyền về thành lập, giải thể, phân chia, đổi tên cơ quan, đơn vị.

+ Các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, phạm vi hoạt động của cơ quan.

+ Tài liệu của chính phông đó (qua khảo sát, và tài liệu của các phông có liên quan).

Ví dụ: Tài liệu về quản lý Nhà nước (hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm, tổng kết 5, 10, 35 năm... hồ sơ báo cáo công tác thường kỳ, hồ sơ kiểm tra công tác thường kỳ, các tập lưu văn bản đi...); hồ sơ KSVTTPL (hồ sơ kiểm sát văn bản, hồ sơ kiểm sát trực tiếp...); hồ sơ nghiệp vụ, hồ sơ KSĐT án hính sự (KT, TA, AN), hồ sơ KSXXHS (ST, PT, GĐT); hồ sơ KSGG-CT; hồ sơ KSTHA (HS, DS); hồ sơ kiểm sát giải quyết khiếu nại, tố cáo v.v...

+ Số đăng ký công văn, sổ đăng ký tin báo, tố giác tội phạm, sổ đăng ký các lệnh, quyết định theo quy định của pháp luật TTHS; số thụ lý giải quyết án hình sự, dân sự; sổ thụ lý giải quyết đơn v.v...

+ Ý kiến của những cán bộ công tác lâu năm ở cơ quan (nếu không tìm được các văn bản trên).

- Nội dung cơ bản của lịch sử đơn vị hình thành phông gồm các vấn đề sau :

+ Tên gọi của cơ quan: nêu rõ tên gọi của cơ quan qua từng thời gian (nếu có).

+ Mốc thời gian thành lập, sát nhập, tách ra, giải thể (nếu có): nêu rõ số, ký hiệu, thời gian và tên tác giả các văn bản của cơ quan cấp trên.

Ví dụ: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bắc Cạn trước đây sát nhập với Viện kiểm sát tỉnh Thái Nguyên gọi là tỉnh Bắc Thái, nay Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bắc Cạn được tái thành lập từ 1/1/1997. Vì vậy mốc thời gian được thành lập của phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bắc Cạn tính từ ngày 1/1/1997 (phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu của VKSND tỉnh Bắc Cạn trước đây sát nhập vào tỉnh Thái Nguyễn sẽ được lưu giữ tại VKS Thái Nguyên thành 1 phông riêng).

+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

+ Lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ văn thư: chú ý đến việc phân cấp, phân quyền hạn của Viện trưởng cho các đơn vị cấp dưới, quan hệ giữa Viện kiểm sát nhân dân tỉnh thành với Viện kiểm sát nhân dân tối cao, giữa Viện kiểm sát với cấp uỷ, HĐND, UBND cùng cấp, với các ngành trong khối nội chính v.v... Chế độ văn thư tập trung hay hỗn hợp.

- Nội dung cơ bản của lịch sử phông gồm các vấn đề sau :

+ Thời gian tài liệu từ năm nào đến năm nào.

+ Số lượng hồ sơ, tài liệu của toàn phông, của từng đơn vị (số lượng cặp, bó, gói), các thể loại tài liệu (tài liệu hành chính, hồ sơ nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát, hồ sơ kỹ thuật [hồ sơ xây dựng trụ sở], phim ảnh, ghi âm...).

+ Tình trạng vật lý của tài liệu: Nêu rõ số lượng tài liệu có tình trạng vật lý tốt, tình trạng vật lý kém như mục nát, mối xông, mốc, mờ chữ...

+ Thời gian thu thập tài liệu của phông vào lưu trữ, các lần đã chỉnh lý (nếu có), mức độ thiếu đủ, chất lượng hồ sơ.

+ Nội dung chính phản ánh trong khối tài liệu, nhóm tài liệu cơ bản.

+ Những đặc điểm riêng biệt cần chú ý của phông tài liệu.

4- Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu :

- Cần nghiên cứu tình hình thực tế của tài liệu, nội dung chính phản ảnh trong khối tài liệu, nhu cầu sử dụng tài liệu mà lựa chọn cho phông lưu trữ của cơ quan một phương án phân loại cho phù hợp.

- Một phông lưu trữ cơ quan có thể được chỉnh lý nhiều đợt nhưng chỉ áp dụng một phương án phân loại tài liệu thống nhất, có thể áp dụng một trong số các phương án sau đây :

+ Phương án "cơ cấu tổ chức - thời gian" có thể áp dụng đối với cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, tổ chức trong cơ quan tương đối đầy đủ. Nội dung của phương án "cơ cấu tổ chức - thời gian" tham khảo phụ lục số 1 a.

+ Phương án "thời gian - cơ cấu tổ chức" có thể áp dụng đối với những cơ quan mà cơ cấu tổ chức có thay đổi ít. Tham khảo phụ lục 1b.

+ Phương án "mặt hoạt động - thời gian" phương án "thời gian - mặt hoạt động" nên áp dụng đối với những cơ quan, đơn vị đã ngừng hoạt động, những cơ quan còn đang hoạt động mà cơ cấu tổ chức không ổn định, chức năng nhiệm vụ có thay đổi. Nội dung phương án "thời gian - mặt hoạt động" tham khảo phụ lục số 2a. Nội dung phương án "thời gian - mặt hoạt động" tham khảo phụ lục số 2b.

5- Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý :

- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải đưa ra được những quy định chung và các bản kê mức độ giá trị của các loại tài liệu, hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được lập ra trong chỉnh lý, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ. Bản hướng dẫn này phải do chính đơn vị hoặc cán bộ có tài liệu viết vì chính các đơn vị và công chức này mới nắm vững được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quá trình hình thành và đặc điểm tài liệu của cơ quan, đơn vị.

- Khi viết bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cần tham khảo các tài liệu sau :

+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của cơ quan.

+ Bản hướng dẫn "nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh" của Cục Lưu trữ Nhà nước.

+ "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu" của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành năm 1975.

+ Bản hướng dẫn "xác định giá trị tài liệu quản lý Nhà nước" của Cục Lưu trữ Nhà nước.

+ Bản danh mục tài liệu hồ sơ để bảo quản và lưu trữ hồ sơ trong ngành KSND (ban hành kèm theo quyết định số 67/VTC ngày 24/9/1996 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

+ Bản quy định lập hồ sơ kiểm sát án hình sự (ban hành kèm theo quyết định số 24/QĐ ngày 6/8/1993 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

+ Các bản Quy chế của các khâu nghiệp vụ KSVTTPL, KSĐT án hình sự, KSXXHS, KSXXDS, KSGG-CT, KSTHA...

III. NỘI DUNG CÁC CÔNG VIỆC TIẾN HÀNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU.

1- Phân phông tài liệu lưu trữ :

- Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của cơ quan mà có nhiều phông, việc đầu tiên phải phân tài liệu của phông nào về phông đó để chỉnh lý gọn từng phông, không chỉnh lý xen kẽ nhiều phông một đợt.

Ví dụ: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Nam Định đã qua 4 lần sát nhập, chia tách tỉnh, vì vậy khi chỉnh lý tài liệu của cơ quan phải phân loại tài liệu thành 7 phông để chỉnh lý (phông hồ sơ tài liệu thuộc VKS Hà nam, Nam Định, Nam Hà, Hà Nam Ninh, Ninh Bình, Nam Hà và hiện nay là Nam Định).

- Căn cứ vào điều kiện thành lập phông để phân phông tài liệu lưu trữ.

2- Lập hồ sơ :

- Khi tiến hành lập hồ sơ phải nghiên cứu và nắm vững phương án phân loại tài liệu đã được chọn và xây dựng (xem mục 4), hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý (xem mục 5).

- Nếu đợt chỉnh lý có nhiều người của các đơn vị nghiệp vụ tham gia thì nên phân công phần việc cụ thể cho từng người (người của Phòng nghiệp vụ nào phân công chỉnh lý khối hồ sơ tài liệu của đơn vị đó). Thông thường có thể phân cho một người hoặc vài người chỉnh lý tài liệu của một đơn vị tổ chức hoặc một mặt hoạt động hoặc một năm hay một số năm. Cũng có thể phân theo công đoạn như lập hồ sơ, biên mục...

- Quá trình phân loại tài liệu, lập hồ sơ được kết hợp với xác định giá trị tài liệu một cách khoa học, hợp lý. Một hồ sơ nên gồm những tài liệu có cùng giá trị.

- Quá trình phân loại tài liệu nếu gặp tài liệu không thuộc nhóm được phân công thì chuyển cho người phụ trách để chuyển đến đúng nhóm của nó.

- Trường hợp gặp những tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhưng được sản sinh ra trong nhiều năm phải xem xét thận trọng :

+ Nếu số lượng tài liệu ít thì lập một hồ sơ, thời gian của hồ sơ lấy thời gian của năm kết thúc công việc.

+ Nếu số lượng tài liệu nhiều nên chia thành nhiều đơn vị bảo quản: Tài liệu kế hoạch, chương trình công tác lập một đơn vị bảo quản để ở năm đầu sản sinh ra tài liệu; tài liệu sản sinh trong quá trình giải quyết công việc của mỗi năm lập một đơn vị bảo quản để ở năm đó; tài liệu tổng kết lập một đơn vị bảo quản để ở năm kết công việc.

- Nếu gặp những hồ sơ đã được cán bộ phần hành lập khi theo dõi, chỉ đạo và thực hiện công việc, người chỉnh lý không được xé lẻ hồ sơ đó ra để lập lại mà chỉ cần kiểm tra lại sự chính xác của hồ sơ về các mặt nghiệp vụ để bảo đảm cho hồ sơ đó phản ánh đúng các công việc đã giải quyết.

- Nếu gặp hồ sơ có nhiều tài liệu có mối quan hệ với nhau về nội dung nhưng có một vài tài liệu không đủ thể thức (thiếu ngày, tháng, thiếu chữ ký; thiếu dấu hoặc bản thảo...) cần thận trọng tìm hiểu nội dung của tài liệu và mối quan hệ giữa các tài liệu trong hồ sơ để xác minh giá trị của tài liệu, khôi phục lại thứ tự tài liệu (căn cứ vào sổ công văn đi, Sổ đăng ký các lệnh, quyết định, sổ thụ lý án...).

- Đối với những bó, gói, cặp tài liệu lộn xộn chưa được lập thành hồ sơ, người chỉnh lý phải căn cứ vào nội dung của tài liệu, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của đơn vị sản sinh ra tài liệu đó, căn cứ vào phương án phân loại để phân chia tài liệu, lập các hồ sơ cho hợp lý phản ánh mối quan hệ nội dung các tài liệu trong hồ sơ.

- Nếu trong hồ sơ có tài liệu trên vật mang tin khác như tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu máy tính cần tách các tài liệu khác đó ra khỏi hồ sơ để bảo quản theo chế độ riêng. Khi tách phải ghi chỉ dẫn vào hồ sơ tương ứng.

- Mỗi hồ sơ đã được lập xong cần dùng bìa tạm để bảo quản. Trên tờ bìa tạm hoặc trên tờ thẻ tạm viết rõ tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ gồm các thông tin sau :

+ Tên loại tài liệu.

+ Tác giả của tài liệu.

+ Nội dung tài liệu trong hồ sơ: Khái quát đầy đủ, ngắn gọn nội dung tài liệu phản ánh trong hồ sơ.

+ Địa điểm.

+ Thời gian.

Các thông tin trên phản ánh trong tiêu đề hồ sơ có thể được thay đổi trình tự phù hợp với các hồ sơ có những đặc điểm về nội dung và thể thức khác nhau. Tham khảo phụ lục số 3 - Tiêu đề hồ sơ.

- Khi lập xong hồ sơ, tài liệu có trong một hồ sơ được sắp xếp theo các trình tự như sau :

+ Theo thời gian sản sinh ra tài liệu: Đối với hồ sơ có nhiều tài liệu của một cơ quan (một tác giả) thì tài liệu được xếp theo thứ tự thời gian của tài liệu, phương án này cũng áp dụng cho các tập lưu văn bản (lưu công văn đi).

+ Theo trình tự tổ chức Nhà nước: Đối với hồ sơ có nhiều tài liệu của nhiều tác giả thì tài liệu được xếp theo trình tự tổ chức Nhà nước kết hợp với trình tự thời gian.

Ví dụ: Hồ sơ của VKSND tỉnh có tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, của tỉnh uỷ, của HĐND, của UBND tỉnh, của các ngành hữu quan và các đơn vị trực thuộc thì sẽ xếp tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao đến tỉnh uỷ, đến HĐND, đến UBND tỉnh, đến cơ quan, đến các đơn vị trực thuộc Viện tỉnh. Trong hồ sơ tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, tỉnh hoặc của cơ quan mà có nhiều văn bản thì được xếp theo trình tự thời gian.

3- Biên mục :

- Biên mục ngoài bìa hồ sơ: Hồ sơ đã được lập hoàn chỉnh được để trong một tờ bìa in sẵn theo mẫu. Người lập hồ sơ phải viết đầy đủ các thông tin dưới đây lên bìa hồ sơ gồm :

+ Tên phông: Tên phông viết trên bìa hồ sơ là tên gọi chính thức của cơ quan hình thành phông. Đối với những cơ quan trong quá trình hoạt động có thay đổi tên gọi nhưng chức năng, nhiệm vụ không thay đổi thì tên phông là tên gọi cuối cùng của cơ quan đó. Tên phông được viết đầy đủ, chỉ được viết tắt những chữ được quy định trong lời chỉ dẫn.

+ Tiêu đề hồ sơ: Chép lại nguyên văn một cách rõ ràng, đẹp đẽ tiêu đề đã được ghi trên tờ bìa tạm hoặc trên tờ thẻ tạm của hồ sơ khi lập.

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc: Viết ngày tháng sớm nhất và ngày tháng muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ.

+ Số lượng tờ: Viết bằng số Ả rập tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

+ Phông số: Mục lục số viết bằng số Ả rập để cố định phông và mục lục.

+ Hồ sơ số: Viết bằng số Ả rập.

+ Thời hạn bảo quản: Viết thời hạn bảo quản của hồ sơ đã được quyết định trong xác định giá trị khi lập hồ sơ (vĩnh viễn hoặc có thời hạn).

- Biên mục bên trong hồ sơ: Chỉ biên mục bên trong những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn gồm :

+ Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm đánh số Ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu theo thứ tự các tờ tài liệu của hồ sơ. Nếu đánh nhầm số, gạch đi đánh lại sang bên cạnh, nếu trùng số thêm chữ La tinh (a, b, c...) vào bên cạnh số trùng thứ hai.

+ Viết mục lục tài liệu: Viết đầy đủ các thông tin trên tờ mục lục đã được in sẵn. Chỉ viết mục lục tài liệu cho hồ sơ có từ hai văn bản trở lên.

4- Hệ thống hoá các hồ sơ của phông :

Sau khi lập xong hồ sơ, các hồ sơ đó phải được hệ thống hoá theo đúng phương án phân loại đã chọn như nêu ở mục 4 (phần II).

5- Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu :

- Lập mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ là bản kê các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung tài liệu trong hồ sơ. Mỗi đợt chỉnh lý tài liệu cần lập cho những hồ sơ có cùng giá trị một mục lục hồ sơ thống nhất cho cả phông. Như vậy sau một đợt chỉnh lý cần lập 2 quyền mục lục hồ sơ (mục lục hồ sơ bảo quan vĩnh viễn, mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn) và một bản kê danh mục hồ sơ hết giá trị (loại huỷ).

Mục lục hồ sơ dùng làm công cụ tra tìm nên mỗi loại mục lục cần làm 2 quyển đề phòng mất mát, hư hỏng.

- Cấu tạo của quyển mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn gồm 2 phần:

+ Phần công cụ tra cứu bổ trợ gồm: tờ nhan đề (phụ lục số 4); lời nói đầu (giới thiệu khái quát lịch sử của đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và đặc điểm nổi bật của các hồ sơ thống kê trong mục lục; nêu cách phân loại các hồ sơ trong mục lục đó), bảng chữ viết tắt (giải thích đầy đủ nghĩa của chữ viết tắt).

+ Phần thống kê tiêu đề các hồ sơ: Đây là phần chính của mục lục được thống kê theo mẫu (phụ lục số 5). Cuối phần thống kê tiêu đề hồ sơ viết rõ số lượng tờ của bản kê, số lượng hồ sơ, thời gian lập bản kê, họ tên chức vụ người lập.

- Cấu tạo của quyển mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn chủ yếu là phần thống kê tiêu đề hồ sơ.

- Các quyển mục lục dùng giấy trắng, đóng bìa cứng, đánh máy hoặc viết tay sạch, đẹp, rõ ràng (hoặc nhập trên máy vi tính [nếu có]).

- Lập bản kê danh mục tài liệu hết hạn giá trị (loại huỷ) theo mẫu (phụ lục số 6) và bản thuyết minh (phụ lục số 7).

Làm thẻ tra tìm tài liệu: Việc làm thẻ tra tìm tài liệu cũng có thể kết hợp trong chỉnh lý hoặc làm độc lập. Nếu làm thẻ kết hợp trong chỉnh lý phải đưa vào kế hoạch chỉnh lý. Nội dung công việc làm thẻ trong chỉnh lý phải được hướng dẫn cụ thể về mẫu thẻ, cách mô tả tài liệu trên thẻ, phương án phân loại thống kê của bộ thẻ. Trong phạm vi bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan không trình bày chi tiết nội dung này.

6- Sắp xếp các hồ sơ trong kho lưu trữ :

Qua việc lập hồ sơ, xác định giá trị của hồ sơ và căn cứ vào phương án phân loại đã chọn hệ thống hoá các hồ sơ, đánh số cố định và cố định vị trí của nó trong khung phân loại, lập mục lục hồ sơ, thống kê toàn bộ hồ sơ của phông. Đưa hồ sơ vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ.

Căn cứ vào phương án chỉnh lý đã chọn "cơ cấu tổ chức - thời gian", vì vậy sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh khối hồ sơ tài liệu sẽ được sắp xếp hồ sơ (cặp, hộp) lên giá, tủ cũng theo cơ cấu tổ chức của cơ quan. Theo cách sắp xếp này thì khối hồ sơ tài liệu của đơn vị tổ chức nào được sắp xếp trên giá, tủ theo đơn vị tổ chức đó và theo thứ tự liên tục cho cả phông hoặc liên tục cho một năm.

Phương án phân loại này và cách sắp xếp này sẽ tiếp tục xây dựng cho đến hồ sơ tài liệu của năm cuối cùng và bao quát hết toàn bộ cơ cấu tổ chức của phông.

IV. TỔNG KẾT CHỈNH LÝ.

Sau khi hoàn thành đợt chỉnh lý tài liệu cần phải tổng kết đợt chỉnh lý đó. Nội dung gồm :

1- Bàn giao hồ sơ phông (hoặc bộ phận phông) đã chỉnh lý gồm các văn bản sau :

- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

- Bản phương án phân loại tài liệu.

- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của phông.

- Các quyền mục lục (mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn, bản kê danh mục hồ sơ hết giá trị và bản thuyết minh) có đối chiếu với các hồ sơ hiện có nhập vào kho.

- Biên bản bàn giao.

2- Đánh giá kết quả đã làm được như :

- Khối lượng tài liệu, tình trạng tài liệu khi chưa chỉnh lý.

- Số lượng hồ sơ, chất lượng hồ sơ đã lập được sau khi chỉnh lý.

- Số lượng tài liệu, loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.

- Thời gian tiến độ của đợt chỉnh lý.

3- Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm của đợt chỉnh lý và những kinh nghiệm rút ra.

Các cán bộ tham gia chỉnh lý và có liên quan đến đợt chỉnh lý, thủ trưởng cơ quan tham gia buổi tổng kết đợt chỉnh lý. Biên bản buổi tổng kết được đưa vào hồ sơ phông lưu trữ đó. Hồ sơ tổng kết chỉnh lý cần được lưu theo hệ thống công cụ thống kê, quản lý và công cụ tra cứu của kho lưu trữ cơ quan.

Phụ lục số 1a

DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP PHÂN LOẠI TÀI LIỆU  

"CƠ CẤU TỔ CHỨC - THỜI GIAN"

Tài liệu phông lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát tỉnh áp dụng phương án phân loại tài liệu "Cơ cấu tổ chức - thời gian" được thực hiện như sau :

- Trước hết tài liệu của phông (hoặc bộ phận phông) được chia  thành các đơn vị tổ chức của cơ quan (các phòng, bộ phận trực thuộc cơ quan).

Ví dụ: Tài liệu phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân TP Hà Nội sẽ được chia như sau :

- Văn phòng

- Phòng tổ chức cán bộ

- Phòng KSVTTPL

- Phòng KSĐT án kinh tế

- Phòng KSĐT án trị an

- Phòng KSĐT án an ninh

- Phòng điều tra

- Phòng KSXX HS

- Phòng KSGG-CT

- Phòng KSXX DS

- ..................

- Sau đó tài liệu của mỗi đơn vị tổ chức được phân chia theo thời gian (thông thường theo một năm).

Ví dụ: Tài liệu của phòng tổ chức cán bộ được phân chia theo từng năm.

Ví dụ: năm 1980, 1981, 1982, 1983...

- Tiếp theo tài liệu một năm của phòng tổ chức cán bộ được phân chia thành các nhóm lớn :

Năm 1980.

a/ Tổ chức

b/ Cán bộ

c/ Lao động

d/ Tiền lương

đ/ Bảo hiểm xã hội

- Sau đó tài liệu của mỗi nhóm lớn được phân chia thành các nhóm vừa, nhóm nhỏ. Tuỳ theo số lượng tài liệu, nội dung cơ bản của tài liệu mà phân chia nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ (có thể không nhất thiết phải chia các nhóm như trên mà có thể bỏ qua nhóm vừa hoặc nhỏ).

- Sau đó tài liệu của mỗi nhóm được phân chia thành từng hồ sơ.

Ví dụ: Nhóm tài liệu cán bộ năm 1980:

- Quy hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, điều động, phân phối và sử dụng cán bộ công chức.

- Báo cáo, biên bản hội nghị sơ kết chuyên đề về công tác cán bộ công chức.

- Báo cáo, biên bản hội nghị tổng kết chuyên đề về công tác cán bộ công chức.

- Tập lưu văn bản đi về công tác tổ chức cán bộ.

- Hồ sơ lý lịch cán bộ.

....

Phụ lục số 1b

DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 

"THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC "

Tài liệu phông lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát tỉnh áp dụng phương án phân loại tài liệu "Thời gian - cơ cấu tổ chức" được thực hiện như sau :

- Trước hết tài liệu của phông (hoặc bộ phận phông) được phân chia theo thời gian (thông thường là một năm).

- Sau đó tài liệu của mỗi năm phân theo cơ cấu tổ chức (theo các phòng, bộ phận trực thuộc cơ quan).

- Sau đó tài liệu của mỗi phòng, bộ phận lại được phân thành các nhóm đến từng hồ sơ.

Phụ lục số 2

DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 

"MẶT HOẠT ĐỘNG - THỜI GIAN"

Tài liệu phông lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát tỉnh áp dụng phương án phân loại tài liệu "Mặt hoạt động - thời gian" được thực hiện như sau :

- Trước hết tài liệu của phông (hoặc bộ phận phông) được chia theo các mặt hoạt động.

Ví dụ: Tài liệu phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tỉnh sẽ được phân chia như sau :

- Công tác tổng hợp

- Công tác tổ chức cán bộ (nếu là tổ chức ghép với Văn phòng)

- Công tác kế toán - tài vụ

- Công tác xây dựng cơ bản

- Công tác văn thư

- Công tác lưu trữ - tư liệu

- Công tác thống kê

.................

- Sau đó tài liệu của mỗi mặt hoạt động được phân chia theo thời gian (thông thường là một năm).

Ví dụ: - Công tác tổng hợp :      + Năm 1980

                                                + Năm 1981

                                                + Năm 1982

- Sau đó tài liệu của mỗi mặt hoạt động trong một năm lại được phân chia tiếp thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ đến từng hồ sơ. Việc phân chia thành các nhóm như trên là tuỳ thuộc vào số lượng tài liệu, nội dung cơ bản của tài liệu của từng mặt hoạt động mà phân chia nhóm đến từng hồ sơ cho hợp lý, không nhất thiết phải chia nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ rồi mới đến hồ sơ mà có thể nhóm lớn, nhóm vừa rồi chia đến hồ sơ.

Ví dụ: Công tác tổng hợp năm 1980.

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác dài hạn và năm, báo cáo thực hiện kế hoạch.

- Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết công tác

- Hồ sơ về các đợt kiểm tra công tác 6 tháng và kiểm tra công tác cuối năm.

- Chương trình, báo cáo tổng kết công tác thống kê; tài liệu chỉ đạo về công tác thống kê; báo cáo tổng hợp thống kê năm, 9 tháng, 6 tháng, tháng.

- Chương trình, báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ.

- Chương trình, báo cáo công tác thi đua khen thưởng.

- Hồ sơ khen thưởng của các cá nhân, đơn vị.

- Các tập lưu văn bản đi.

................

Phụ lục số 2b

DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 

"THỜI GIAN - MẶT HOẠT ĐỘNG "

Tài liệu phông lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát tỉnh áp dụng phương án phân loại tài liệu "Thời gian - mặt hoạt động" được thực hiện như sau :

- Trước hết tài liệu của phông (hoặc bộ phận phông) được phân chia theo thời gian (thông thường là một năm).

- Sau đó tài liệu của mỗi năm phân theo từng mặt hoạt động.

- Sau đó tài liệu của từng mặt hoạt động được phân chia tiếp thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ... đến từng hồ sơ.

Phụ lục số 3

TIÊU ĐỀ HỒ SƠ (MẪU)

1. Tên loại tài liệu - vấn đề - thời gian - tác giả.

Mẫu này áp dụng chủ yếu cho các loại tài liệu như: chương trình, kế hoạch, báo cáo thường kỳ của các cơ quan.

Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác năm 1980 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hà Tây.

2. Tên loại tài liệu - tác giả - vấn đề - thời gian.

Mẫu này áp dụng cho các loại tài liệu như: chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề và các tập quyết định, công văn... của cơ quan.

Ví dụ 1: Kế hoạch, báo cáo của Viện kiểm sát nhân dân về công tác kiểm sát phục vụ  bầu cử các cấp năm 1980.

Ví dụ 2: Tập quyết định của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh về việc nâng lương cho cán bộ năm 1980.

3. Tập lưu công văn - thời gian - tác giả.

Mẫu này áp dụng cho tất cả các tập lưu công văn, tập lưu quyết định...

Ví dụ: Tập lưu quyết định năm 1980 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Hà Tây về việc thành lập các đoàn kiểm tra công tác thường kỳ...

4. Hồ sơ hội nghị - vấn đề - địa điểm - thời gian.

Mẫu này áp dụng cho hồ sơ hội nghị

Ví dụ: Hồ sơ hội nghị về tổng kết công tác ngành kiểm sát Hà Tây năm 1979 - ngày 20/1/1980.

5. Hồ sơ - vấn đề - thời gian - tác giả.

Mẫu này áp dụng cho các vụ việc mà tài liệu còn lưu được khá đầy đủ.

Ví dụ: Hồ sơ dự toán, quyết toán thu chi năm 1980 của Viện kiểm sát tỉnh Hà Tây.

6. Hồ sơ - tác giả - nơi công tác.

Mẫu này áp dụng cho tất cả các hồ sơ nhân sự.

Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A công tác tại Văn phòng Viện kiểm sát tỉnh.

7. Tập tài liệu - vấn đề - thời gian - tác giả.

Mẫu này áp dụng trong trường hợp có nhiều loại tài liệu liên quan với nhau về một vấn đề hoặc một cá nhân.

Ví dụ 1: Tập đơn từ khiếu nại về kỷ luật năm 1980 của Nguyễn Văn A, công tác Viện kiểm sát tỉnh.

Ví dụ 2: Tập tài liệu về tổ chức bộ máy năm 1980 của Viện kiểm sát tỉnh Hà Tây.

Phụ lục số 4

TỜ NHAN ĐỀ

Phụ lục số 5

BẢNG THỐNG KÊ TIÊU ĐỀ CÁC HỒ SƠ

1. Cặp số: Là số thứ tự của cặp (hoặc hộp) đựng hồ sơ, được ghi cố định bằng số Ả rập cho mỗi cặp (hoặc hộp) trong phông

2. Hồ sơ số:  Là số thứ tự của hồ sơ, được ghi cố định bằng số Ả rập. Số thứ tự của hồ sơ có thể đánh liên tục cho cả phông hoặc là liên tục cho một năm

3. Tên nhóm hồ sơ: Là tên đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động.

- Tiêu đề hồ sơ: Được ghi dưới tên nhóm hồ sơ cách lề bên trái 1cm. Tiêu đề hồ sơ đưa vào mục lục phải đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ. Tương ứng với mỗi tiêu đề hồ sơ là số thứ tự của hồ sơ.

Trong trường hợp hồ sơ có nhiều tập thì tiêu đề của mỗi tập được ghi thành dòng mới và cũng ghi đầy đủ các yếu tố.

4. Số lượng tờ: Là tổng số tờ tài liệu trong hồ sơ đã được đánh số sau khi sắp xếp bên trong hồ sơ và được ghi ngang với dòng cuối của tiêu đề hồ sơ.

5. Ghi chú: Về dạng văn bản (bản gốc, bản sao), về tình trạng vật lý của những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung.

Phụ lục số 6

BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI

PHÔNG SỐ ................

Chú giải: - Phông: Ghi tên phông có tài liệu

Ví dụ: Phông của Viện kiểm sát tỉnh Hà Nam Ninh

- Cột 1: (Bó số) ghi thứ tự các bó. Số có thể được đánh thứ tự cho cả phông, cũng có thể đánh thứ tự cho một năm hoặc cho một nhóm lớn.

- Cột 2: (Tập số) ghi thứ tự các tập trong một bó.

- Cột 3: (Trích yếu nội dung) ghi tiêu đề của tập tài liệu loại.

- Cột 4: (Lý do loại) ghi lý do tài liệu loại ra khỏi phông. Có mấy lý do loại sau: Hết giá trị; bị bao hàm; trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng khôi phục; khác phông; tư liệu.

- Cột 5: (Ghi chú) ghi những ý kiến của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.

Phụ lục số 7

BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU LOẠI

PHÔNG ................

1- Sự hình thành khối tài liệu loại :

Tài liệu được loại ra khi nào (trong quá trình chỉnh lý hay khi đánh giá độc lập).

2- Số lượng và thời gian của tài liệu loại :

- Số lượng                          bó (gói)

- Thời gian                   (thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu).

3- Tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu loại :

- Nhóm tài liệu hết giá trị gồm tài liệu nào ? của ai ? nội dung về vấn đề gì ?

- Nhóm tài liệu trung thừa gồm tài liệu gì ?

- Nhóm từ liệu gồm tư liệu nào ? nội dung về vấn đề gì ?

                                                               Người thuyết minh