Thời gian gần đây, có một số đơn vị ghi ký hiệu văn bản chưa thống nhất, mỗi đơn vị làm mỗi khác, gây khó khăn trong khâu quản lý văn bản và lưu hồ sơ tài liệu.

Trong khi chờ lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao ký ban hành quy định về công tác văn thư, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao xin đề nghị Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc ghi ký hiệu các loại văn bản do đơn vị mình soạn thảo trình lãnh đạo Viện ký ban hành hoặc do đơn vị ban hành, thống nhất như sau:

1/ Đối với văn bản qui phạm pháp luật:

Số và ký hiệu văn bản qui phạm pháp luật đã được quy định tại Điều 3 của Nghị định 101/CP, ngày 23/9/1997 "quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật", như sau:

Số… /năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản.

Trong đó: Số văn bản đánh số thứ tự bắt đầu từ số 01 theo từng loại văn bản của năm ban hành văn bản đó; năm ban hành viết đầy đủ các số, ví dụ: 2000; tên loại văn bản và cơ quan ban hành viết tắt, ví dụ: quyết định (QĐ), Viện kiểm sát nhân dân tối cao (VKSTC).

Cụ thể cách ghi ký hiệu văn bản như sau:

Quyết định, Chỉ thị, Thông tư do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành:

SỐ… /2000/QĐ-VKSTC

Số… /2000/CT-VKSTC

Số… /2000/TT-VKSTC

Ví dụ: - Quyết định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao số 01/2000/QĐ-VKSTC.

- Chỉ thị của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao số 02/2000/CT-VKSTC.

- Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao số 03/2000/TT-VKSTC.

- Thông tư liên tịch do Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Toà án nhân dân tối cao số 04/2000/TTLT-VKSTC-TATC.

2/ Đối với các văn bản cá biệt do các đơn vị soạn thảo trình lãnh đạo Viện ký ban hành hoặc với danh nghĩa Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành như: Quyết định về việc lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức; quyết định, phê duyệt dự án; chỉ thị về phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt, số và ký hiệu văn bản được ghi theo quy định  tại Nghị định 142/CP, ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, như sau:

Số…/viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản. Không ghi năm ban hành văn bản.

Ví dụ:

Số… /QĐ-VKSTC (quyết định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

Số… /CT-VKSTC (chỉ thị của Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

3/ Đối với các văn bản có tên loại như báo cáo (BC), tờ trình (TTr), thông báo (TB), kết luận (KL)… cũng ghi như trên:

- Số… /BC-VKSTC (báo cáo của Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

- Số… /TB-VKSTC (thông báo của Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

4/ Đối với văn bản hành chính thông thường (công văn), không ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu văn bản mà chỉ ghi tên cơ quan, nếu cần ghi thêm đơn vị soạn thảo văn bản thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan (Cục, Vụ, Viện…) tiếp sau tên cơ quan.

Ví dụ: Số… /VKSTC-TCCB (công văn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Vụ tổ chức cán bộ soạn thảo).

Số… /VKSTC-VP (công văn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Văn phòng soạn thảo).

Tóm lại: - Chỉ có các văn bản qui phạm pháp luật (quyết định, chỉ thị, thông tư) của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành được quy định tại Điều 69, 70 và 72 Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật năm 1996 và Nghị định 101/CP, ngày 23/9/1997 của Chính phủ thì ký hiệu văn bản mới ghi năm ban hành.

- CÁC LOẠI VĂN BẢN CÁ BIỆT, VĂN BẢN HÀNH CHÍNH KHÁC CHỈ GHI KÝ HIỆU VĂN BẢN KHÔNG GHI NĂM BAN HÀNH.

Trong quá trình thực hiện nếu có những vấn đề nào chưa rõ, còn vướng mắc xin kịp thời phản ảnh cho Văn phòng để trao đổi thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.